Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые бланки трудовых книжек с 1 января 2023 года: что нужно знать работодателю». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Если ошибка была допущена при оформлении новой трудовой, то этот документ уничтожается (списывается по акту), а взамен его оформляется новый. При допущении неточности в действующем документе, ошибку запрещается замазывать, исправлять или подтирать. Рассмотрим варианты исправления в трудовой книжке образца 2023 года, который представлен ниже. Корректировка производится путем внесения новой записи после ошибочной.
Порядок действий владельца документа при необходимости корректировки записи в трудовой
Некоторые факты По нормам законодательства нет специального списка должностей, которые могут вносить, заверять и исправлять записи в ТК. Согласно правилам на такую работу в организации назначают специальным приказом. Если на предприятии нет отдела персонала, вести и корректировать трудовые книжки может либо сам работодатель, либо назначенный его приказом любой специалист: бухгалтер, секретарь, администратор, офис-менеджер и т.п. Если работу предоставляет физическое лицо, то закон не разрешает ему вести и корректировать трудовые книжки.
При обнаружении ошибочной записи в своей трудовой книжке или же при произошедшем изменении личных данных, гражданин должен:
- подать письменное заявление на имя работодателя с просьбой проведения корректировки;
- представить документы, подтверждающие законность сведений, требующих исправления. Это может быть документ из регистрирующих государственных органов (паспорт с новой фамилией, свидетельство о заключении брака или его расторжении и т. д.). Более подробную информацию о корректировке фамилии в трудовой можно прочитать на нашем интернет-ресурсе.
Как внести пропущенную запись в трудовую книжку
Если пропущено название организации и блок о работе в компании открывает запись о приеме на работу, то это необходимо исправить.
Для этого сначала нужно признать недействительной запись о приеме и записи после нее о работе у данного работодателя. Затем указать наименование организации, а после вновь внести запись о приеме и остальные.
Если пропущена запись о службе в армии, исправлять уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу не надо. Законодательство не требует, чтобы период военной службы вносили строго перед записью о трудоустройстве.
Сделать запись о прохождении военной службы работодатель должен так:
В графе 1 проставить порядковый номер записи.
В графе 2 указать дату ее внесения.
В графу 3 внести запись о службе в Вооруженных силах РФ с указанием периода, например: «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 01.06.2018 по 01.06.2019».
В графе 4 указать наименование и реквизиты документа, на основании которого вносится запись, например «Военный билет НА № 123456».
Если пропущена запись о переводе или присвоении разряда. Пропущенную запись о переводе или новом разряде работника можно внести в любой момент, когда обнаружили ошибку. При этом необходимо внести запись следующим порядковым номером после последней записи — это графа 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.
В самой записи надо указать фактическую дату перевода работника. Это графа 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. То есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку сотрудника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она сделана.
Если пропущена запись о переименовании компании, получается, что название компании при приеме отличается от названия в печати при увольнении.
Текущий работодатель вправе самостоятельно исправить оплошность прежнего работодателя, если получит от него документ, который подтверждает переименование организации. Для этого можно направить запрос в компанию либо попросить сотрудника обратиться туда с заявлением о выдаче справки о переименовании.
Сведения вносят в раздел «Сведения о работе» отдельной строкой после последней записи. Порядковый номер в этом случае не присваивают и дату не ставят, то есть графы 1 и 2 будут пустыми.
В графе 3 указывают прежнее и новое название организации и когда произошло переименование. Например, так: «Общество с ограниченной ответственностью „Маяк“ (ООО „Маяк“) с 01.09.2021 переименовано в общество с ограниченной ответственностью „Мост“ (ООО „Мост“)». В графе 4 делают ссылку на дату и номер приказа или иного решения работодателя о переименовании.
Если в трудовой книжке уже нет места. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляют вкладыш. Как я уже сказала, он ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Как исправить ошибки другого работодателя
Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с прежнего места работы, то вариантов несколько.
Отправить кандидата к прежнему работодателю, чтобы тот внес пропущенную запись.
Завести новую трудовую книжку. Если нет документов, которые подтверждают, что сотрудника уволили с прежнего места работы, вносить запись нельзя. Со слов работника делать записи в трудовой книжке запрещено.
Объясните сотруднику, что отсутствие записи об увольнении повлечет сложности при назначении пенсии и расчете стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности. По заявлению сотрудника, например, о потере трудовой книжки, оформите новую трудовую.
Принять работника по совместительству. Иметь два основных места работы по закону нельзя. При проверке трудовая инспекция может посчитать, что сотрудника незаконно приняли на основную работу, и оштрафовать работодателя.
Поэтому, если работник не хочет оформлять новую трудовую книжку, его можно принять по совместительству. Поскольку записи о работе по совместительству в трудовую книжку чаще вносит работодатель по основному месту, то по общему правилу новому работодателю не нужно делать какие-либо записи в книжке сотрудника.
Внести пропущенную запись по подтверждающим документам: основанием будет заверенная копия приказа об увольнении или архивная справка. Компания обязана оказать сотруднику помощь в получении таких документов. Поэтому по просьбе сотрудника отправьте запрос на его прежнее место работы или в архив.
Ошибки в разделе «Сведения о работе»
Здесь ошибки могут быть самые разные — от неправильного написания должности, на которую принят работник, до неверного указания оснований для расторжения трудового договора. Исправить ошибки в дате, в номере приказа, в номере записи и другие может как тот, кто их допустил, так и новый работодатель, если у него есть на это основания (копия приказа, письмо от предыдущего работодателя).
Как исправить:
-
Сделать новую запись с указанием того, какая запись неверна. Например, «Запись за номером 2 недействительна».
-
Следующим предложением написать верный вариант.
-
В 4 разделе трудовой книжки написать реквизиты документа, на основании которого вносятся изменения или производится отмена записи (например, номер приказа и дату его составления).
Требования к записям, заносимым в трудовую книжку
Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.
В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.
Правила оформления дубликата трудовой книжки
Если работник теряет трудовую книжку, он обязан незамедлительно уведомить об этом своего работодателя и написать заявление, чтобы ему выдали дубликат. Работодателю следует обеспечить работника дубликатом трудовой книжки в течение 15 рабочих дней после того, как работник подает заявление. Дубликат заполняется сведениями, касающимися:
-
а) фамилии, имени, отчества (при наличии), даты рождения работника;
-
б) образования, профессии, специальности – в соответствии с документами об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки);
-
в) сведений о работнике, указываемых на титульном листе трудовой книжки, которые заполняются следующим образом: фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность; запись, связанная с образованием (основным общим, средним общим, средним профессиональным, высшим (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только в соответствии с документами об образовании (аттестатом, удостоверением, дипломом); профессию и (или) специальность указывают в соответствии с документами об образовании, квалификацией или имеющимися специальными знаниями (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов;
-
г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;
-
д) титульный лист трудовой книжки подписывается также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;
-
е) сведения, касающиеся общего стажа работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденного документально;
-
ж) сведения, связанные с работой и награждением (поощрением), занесенные в трудовую книжку на последнем месте работы. Если ранее в трудовой книжке были записи, которые оказались признанными в последствии недействительными, в дубликат они могут не вноситься.
Если работник увольняется, выдача трудовой книжки осуществляется в последний день его работы, тогда же делается запись об увольнении. Если выдача трудовой в дату увольнения невозможна, требуется направить работнику уведомление, что ему необходимо явиться и получить трудовую книжку, или дать согласие, чтобы ее отправили по почте. Отправление трудовой почтой возможно при письменном его согласии, причем по тому адресу, который указан работником в заявлении.
После того, как работнику направляется уведомление, касающееся получения трудовой книжки, работодателя освобождают от ответственности, связанной с несвоевременной выдачей трудовой книжки. При наступлении смерти работника, в трудовую книжку вносят соответствующую запись, касающуюся прекращения трудового договора, а затем выдают ее члену семьи работника. При неполучении работниками трудовых книжек и дубликатов, они продолжают храниться работодателем до востребования.
Исправление записей в трудовой книжке после увольнения
Однако, часто о наличии ошибки в дате увольнения становится известно после того, как работник перестал работать у невнимательного работодателя. Сотрудник не всегда своевременно замечает неверную запись, или документы приходят ему по почте, не позволяя вовремя просигнализировать об ошибке.
Обнаружив неточность после увольнения, следует обратиться в отдел кадров или к должностному лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, с просьбой ее исправить. Просьба излагается в заявлении, адресованном директору фирмы. Если необходимо, руководитель издает приказ о внесении изменений, реквизиты которого затем вписываются в графу 4. Кадровик корректирует неправильную запись в вышеуказанном порядке. При этом он вновь вносит реквизиты первоначального приказа об увольнении (если в нем указана верная дата), либо указывает новый приказ, исправивший ошибку в предыдущем распоряжении.
Если компании, допустившей ошибку, более не существует, исправить дату увольнения вправе ее правопреемник или последний работодатель владельца книжки. Однако он сделает это, лишь имея документальное подтверждение искажения даты. Работник обязан предоставить ему:
-
либо заверенную копию приказа об увольнении, которой он заблаговременно запасся;
-
либо архивную справку, подтверждающую его слова.
Внесение исправлений в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки — образец исправления ошибок
Комментарий по исправлению
Ситуация. При переводе юрисконсульта из сектора в отдел специалист по кадрам внесла неправильную запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки — неверно указала наименование должности. Затем оказалось, что дата перевода была изменена.
Решение. Неправильные, неточные, неполные записи, которые внесены в трудовую книжку работника, как правило, исправляет наниматель, допустивший неточность, указавший неправильные сведения .
Исходя из общего требования, касающегося внесения исправлений в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки, такие исправления необходимо производить на основании приказа (распоряжения) нанимателя. И в точном соответствии с его формулировкой .
|
На заметку Приведенное положение на практике трактуют по-разному. Согласно мнению некоторых специалистов, основанием для внесения в трудовую книжку исправлений должен быть первоначальный приказ нанимателя. Другие же считают, что для внесения исправлений должен быть издан новый приказ — о внесении изменений в трудовую книжку. По нашему мнению, в случае обнаружения ошибки либо неточности в записи в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки новый приказ издавать не нужно. Исправления следует вносить на основании первоначального приказа. Новый же приказ понадобится в том случае, если в первоначальном приказе допущена ошибка или неточность либо он изменяется, отменяется. Только тогда новый приказ будет основанием для внесения изменений в трудовую книжку |
Если сбилась нумерация
Случается, что ошибка в трудовой книжке допущена не в сведениях о работе и не на титульном листе, и даже не в наименовании награды, которую получил работник, а всего-навсего в нумерации.
Однако это не означает, что такой огрех не имеет большого значения. Он тоже является ошибкой и исправлять его зачёркиванием нельзя.
Например, у двух идущих подряд записей был проставлен один и тот же номер в первой графе: «№ 16. Принят на должность ведущего специалиста отдела кадров», далее «№ 16. Переведён на должность главного специалиста отдела кадров».
Чтобы исправить цифру 16, записанную по случайности дважды, следует всю последнюю запись признать недействительной. В данном случае ставится правильный порядковый номер – 17, после чего уточнить: «Запись за номером 16 недействительна. Переведён на должность главного специалиста отдела кадров».
Если допущена ошибка в данных владельца книжки
Сложнее обстоит дело с исправлением ошибок, допущенных в написании персональных сведениях о работнике. Двоякое написание некоторых имен или неправильное воспроизведение отчества – довольно распространенные просчеты при заполнении титульного раздела трудовой книжки.
В нормативных документах не содержатся никаких рекомендаций по поводу исправления ошибок в фамилиях или именах владельцев трудовых книжек.
Практика кадрового делопроизводства предлагает следующий алгоритм действий:
Важно! Дубликат трудовой книжки не является копией той, в которой обнаружены неточности в написании фамилии/имени работника. Сведения о стаже должны вноситься не по «старой» трудовой книжке, а по правильно оформленным документам с предыдущих мест работы.
В практической работе кадровых служб встречается тот же подход, который предусмотрен для изменения сведений о работнике по официальным документам – перечеркивание неверной записи и внесение правильных данных.
Такие действия являются неправомерными и впоследствии могут стать причиной проблем у работника с Пенсионным фондом.
Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать
В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:
Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.
В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:
Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.
Общие формальные требования к внесению корректировок
К таким правилам относятся:
- Данные должны вноситься разборчиво, чётким почерком.
- Основания прописываются полностью, аббревиатуры и сокращения не допускаются.
- Запись допускается делать чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета.
- Запрещено использовать гелевые ручки, так как они не выдерживают воздействия света и воды.
- Не разрешается затирать или замазывать ошибки корректором.
- В трудовой книжке запрещено зачёркивать или заштриховывать ошибочно внесённый текст. И титульный лист здесь не исключение. Да, здесь можно перечёркивать текст, но только не ошибочный, а тот, в который вносят подтверждённые документами коррективы.
- На всех остальных листах, чтобы исправить неверную информацию, нужно сделать комментарий о недействительности определённой записи с указанием её номера и далее записать верные данные. Причём если ошибка обнаружена, к примеру, в записи под номером четыре, а кадровик заполняет уже седьмую запись, в строке так и указывается, что признаётся недействительной запись №4.
- Даты вписываются в документ арабскими цифрами строго в формате «дд.мм.гггг».
Как внести исправление в трудовую книжку — образец 2019 — 2020
Исправление в трудовой книжке — образец 2019-2020 годов, как это сделать правильно, должен быть настольным документом кадровика в любой организации. Знать, как внести исправление в трудовую книжку, важно не только в случае, когда ляп допущен самой фирмой, но и если кто-то из сотрудников обратился с просьбой исправить ошибку своего предыдущего работодателя.
- Внесение исправлений в трудовую книжку: общие правила
- Исправление ошибки на титульном листе трудовой книжки
- Как исправить ошибку или неверную запись в трудовой книжке
- Исправление ошибочной записи в трудовой книжке: образец 2019-2020
- Итоги
В каких случаях вносятся исправления в трудовую книжку
Допущенные в трудовой книжке ошибки можно исправить, но только надлежащим образом, ориентируясь на Постановление от 16 апреля 2003 года №225.
Чем больше времени проходит после внесения некорректной записи, тем сложнее бывает привести информацию в порядок.
Ведь работодатель, допустивший ошибку, может закрыться, а если у сотрудника на руках не осталось документов, могущих стать основанием для правок, новая компания не сможет откорректировать сведения.
Поправлять надо, если:
- изменились личные данные сотрудника, указанные на титульном листе;
- в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» обнаружилась ошибка.
- Как в трудовую книжку внести запись об увольнении генерального директора
Ошибку может выявить и сам работник, и кадровик. Если в книжку уже вносили сведения, придется править неверную информацию. Сотруднику следует обратиться к руководству с заявлением о корректировке сведений, после чего будет издан приказ об исправлении.
Если ошибка вкралась при заполнении новой книжки — документ уничтожают и оформляют новый. То же самое касается вкладыша: если в нем есть единственная запись, сделанная нынешним работодателем, нужно уничтожить его и вложить другой.
Допускаются корректировки, сделанные двумя способами:
- перечеркнуть ровной линией, чтобы зачеркнутое читалось, и поставить рядом верные сведения;
- сделать новую запись.
Зачеркивать можно только на титульном листе, в остальных разделах это запрещено. Кадровикам, которые исправляют неверные данные, следует быть особенно внимательными. Если вносить изменения не по правилам, получится, что вместо правок будет сделана новая ошибка, а это только усугубит ситуацию.
Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать
В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:
- фамилию, имя, отчество;
- дату рождения;
- сведения об образовании;
- наименование профессии или специальности сотрудника;
- информацию о награждениях.
Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.
В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:
- Указать порядковый номер.
- Поставить текущую дату (число, месяц, год).
- В следующей графе написать, какая именно информация не соответствует действительности, и на какую ее надо заменить.
- В последней колонке указать реквизиты приказа или документа, на основании которого делается исправление.
Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.