Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация ГСМ в 2020 году: кому, что и как компенсировать». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Издержки на ГСМ относятся к производственным, общехозяйственным или коммерческим затратам организации в зависимости от вида трудовой деятельности сотрудника, поэтому компенсация ГСМ — это работа и обязанность сотрудников бухгалтерии. Расходы они признают полностью и отражают проводками.
Расходы при разных схемах
Использование личного автомобиля в служебных целях работнику можно компенсировать по ст. 188 Трудового кодекса РФ. Компенсация не облагается НДФЛ, страховыми взносами. Но в расходы по налогу на прибыль или УСН можно принять только 1 200 рублей.
Некоторые бухгалтеры оформляют договор аренды автомобиля между работодателем и работником. И тогда в расходы по налогу на прибыль полностью принимают затраты на бензин арендованного автомобиля. Но если автомобиль украдут, его стоимость будет возмещать работодатель.
Можно взять авто в аренду с экипажем. Тогда за машину отвечает работник. Но есть налоговые риски. Выплаты по аренде могут переквалифицировать в компенсацию по ст. 188 ТК РФ и доначислить налог на прибыль.
«Черный нал» может быть и удобнее для расчетов, но его нужно где-то брать и на него нельзя уменьшить налоги.
Прикинем экономию налогов на 1 человека при разных схемах оформления. Во всех случаях работник получает 3 000 рублей на оплату бензина и 500 рублей. При аренде с экипажем 500 рублей разделим пополам на аренду и услуги экипажа.
Наличка от дивидендов
Компенсация
Аренда
Аренда с экипажем
Страховые взносы с услуг экипажа
ГСМ (компенсация работнику по чекам)
Экономия по налогу на прибыль
Заплатили государству налоги и СВ
*здесь НДФЛ считаем расходами работодателя, т.к. работник должен получить сумму на руки 3 500 независимо от выбранной схемы.
Способ 3. Аренда автомобиля
Этот способ подходит для небольших компаний, когда работодатель полностью доверяет сотруднику.
Работодатель берет в аренду автомобиль работника по договору аренды. Такой договор предусмотрен ст. 642 ГК РФ. Для начала аренды подписывает с сотрудником акт приема-передачи автомобиля в аренду. После окончания — акт о возврате авто из аренды. Это сложно, когда авто реально не передается фирме и работник ездит на автомобиле то к клиентам, то домой, то в садик за ребенком. В случае аварии, кражи или поломки авто ущерб возмещает работодатель. Поэтому придется либо доверять работнику, либо подписывать по 2 акта приема-передачи в день. Некоторые просто не отдают сотруднику его экземпляр договора.
Какие налоги. В расходы по налогу на прибыль можно взять: плату за аренду, расходы на бензин, на текущий и капитальный ремонт авто (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). С суммы арендной платы надо удержать НДФЛ.
Как оформить. Потребуются документы:
1. Договор аренды авто.
2. Акт приема-передачи автомобиля.
3. Приказ об утверждении норм расхода топлива.
Нужен для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей. Не обязателен, эту информацию можно указать в договоре аренды.
4. Ежемесячные отчеты об использовании авто.
Нужны для подтверждения объема расходов на топливо и пройденный путь.
Способ 4. Аренда автомобиля с экипажем
Этот способ применяют как альтернативу компенсации. По договору аренды автомобиля с экипажем работодатель платит за аренду автомобиля и услуги водителя. Такой вид договора предусмотрен ст. 632 ГК РФ.
Какие налоги. НДФЛ с сумм аренды и услуг водителя. Страховые взносы с сумм услуг водителя. В расходы по налогу на прибыль можно взять: плату за аренду и услуги водителя, страховые взносы, расходы на бензин.
Как оформить. Потребуются документы:
1. Договор аренды авто с экипажем.
2. Приказ об утверждении норм расхода топлива.
Нужен для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей. Не обязателен, эту информацию можно указать в договоре аренды.
3. Ежемесячный акт оказанных услуг.
Нужен для подтверждения стоимости оказанных услуг, объема расходов на топливо и пройденный путь.
Как рассчитать положенную компенсацию на ГСМ?
Расход топлива автотранспорта – это особенность конкретной марки машины и зависит от ее характеристик. Грузовой транспорт потребляет больше бензина (дизельного топлива), тормозной жидкости или масла. Значит, при расчете возмещения затрат учитываются марка автомобиля и расход топлива из расчета пробега в 100 километров. Эти характеристики указаны в техническом паспорте автомобиля. Можно брать фактический расход горючего, исходя из показаний спидометра автомобиля или GPS-навигатора. Также можно применить для расчета официально установленные нормы Министерства транспорта для данной марки авто.
На основании прилагаемого чека АЗС (дата на чеке должна соответствовать дате, указанной в заявлении на компенсацию) устанавливается цена за 1 литр бензина. При известном нормативе расхода бензина на 100 км устанавливают расход горючего машиной на 1 километр.
Размер возмещения сотруднику за личное авто не регламентирован на законодательном уровне. Статья 188 ТК РФ указывает, что условия о компенсации за использование транспорта стороны трудового договора согласовывают самостоятельно. Договориться следует:
- о выплатах за эксплуатацию транспорта в служебных целях;
- обязанности платить за амортизацию транспортного средства;
- издержках на покупку топлива и иных материалов;
- суммах возмещения на ремонт, который потребовался в результате использования личного имущества в рабочее время.
По первой и второй позициям целесообразно установить платежи в фиксированном размере, но в законодательстве не прописана такая обязанность сторон.
Расходы на ГСМ и ремонт следует компенсировать в фактически понесенных объемах. Дополнительно стоит указать, как работнику подтвердить расходы на топливо и ремонт автомобиля, какие предоставить подтверждающие документы, в каких случаях расчет компенсации ГСМ не ведется и возмещение не положено.
Пошаговая инструкция получения компенсации расходов
Для подтверждения того, что выплата не является доходом работника, а компенсацией, потребуется иметь в наличии ряд документов и соблюсти порядок оформления. В случае, когда потребность в использовании транспорта для исполнения рабочих обязанностей производится после трудоустройства, стороны заключают отдельное соглашение к трудовому контракту о передаче транспорта или договор аренды.
| Порядок действия | Описание условий |
| Подача работником заявления | Если договоренность об привлечении личного ТС достигается на этапе трудоустройства, о чем вносится соответствующее условие в трудовой контракт, отдельное заявление не представляется |
| Представление документов на транспортное средство | В составе документов сотрудник представляет ПТС, доверенность на право управления автомобилем |
| Достижение договоренности с работодателем | Устанавливаются условия, удовлетворяющие требованиям обеих сторон |
| Заключение договора | Оформляются договор аренды или передачи транспорта в длительное использование |
| Составление акта приема-передачи | Документ содержит данные о транспорте и подтверждает факт передачи транспортного средства |
Управление транспортом может осуществляться самим владельцем либо иным лицом, назначенным работодателем. Договор аренды заключается на передачу транспортного средства с водителем либо без него.
На основании данных о пробеге автомобиля за определенный период рассчитывается нормативный расход топлива. Его сравнивают с фактическим расходом, а затем делается вывод о соблюдении либо несоблюдении норматива. В последнем случае причины могут быть следующими.
Во-первых, возможно, компания сама не учла всех особенностей эксплуатации автомобиля и не применила все необходимые в конкретных условиях надбавки к нормативу.
Во-вторых, не исключены неисправности в работе топливной системы. На перерасход могут влиять и особенности вождения автомобиля в конкретных условиях: например, при управлении транспортным средством на более низких передачах при заданной скорости расход ГСМ, как известно, возрастает. Такая ситуация может возникнуть, если имеются препятствия при движении (пресловутые «пробки») или приходится двигаться по спуску с ограничением скорости и т.д.
Наконец, наиболее волнующая предпринимателя причина – это неправомерные действия самого водителя. К сожалению, не всегда сотрудники являются кристально честными, а отсутствие контроля может спровоцировать их слить горючее из бака служебной машины, например, в личный автомобиль (при этом километраж, требуемый для оправдания залитого по документам топлива, просто приписывается), или присвоить себе его стоимость.
Горюче-смазочные материалы (ГСМ) в организациях, использующих автопарк, требуют не только учета, но и своевременной оплаты, особенно если речь идет об использовании сотрудниками в интересах компании собственного автотранспорта. Чтобы разобраться, что такое компенсация ГСМ и как ее рассчитывать, обратимся к статье 188 ТК РФ. В ней указано, что обязанность работодателя — заплатить сотруднику за пользование личным автомобилем, оплатить износ и расходы, связанные с его использованием, в том числе на бензин (иной вид топлива), специальные смазки и жидкости.
ТК РФ не дает более подробное определение, что такое оплата ГСМ. Но из других нормативных актов следует, что при использовании личного транспорта работник вправе получать отдельно возмещение расходов за приобретенное топливо и смазки, и отдельно — суммы (издержки) за использование собственного транспортного средства.
Оформление безвозмездного использования имущества
При регистрации бесплатного пользования автомобилем работник имеет такие стороны преимуществ и недостатков:
| боковой | прагматичный | недочёты |
| работодатель | безвозмездное пользование | Признание дохода по справедливой стоимости, налогов, износа и амортизации |
| сотрудники | Компенсация только за транспортные средства | У меня нет денег. |
Поэтому данный метод обработки является наиболее неблагоприятным для обеих сторон и поэтому используется крайне редко.
Образец договор об использовании личного автомобиля в служебных целях, скачать бланк 2020
Горюче-смазочные материалы (ГСМ) в организациях, использующих автопарк, требуют не только учета, но и своевременной оплаты, особенно если речь идет об использовании сотрудниками в интересах компании собственного автотранспорта.
Чтобы разобраться, что такое компенсация ГСМ и как ее рассчитывать, обратимся к статье 188 ТК РФ.
В ней указано, что обязанность работодателя — заплатить сотруднику за пользование личным автомобилем, оплатить износ и расходы, связанные с его использованием, в том числе на бензин (иной вид топлива), специальные смазки и жидкости.
ТК РФ не дает более подробное определение, что такое оплата ГСМ. Но из других нормативных актов следует, что при использовании личного транспорта работник вправе получать отдельно возмещение расходов за приобретенное топливо и смазки, и отдельно — суммы (издержки) за использование собственного транспортного средства.
Компенсация ГСМ в 2019 году: кому, что и как компенсировать
Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).
Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.
Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:
- Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
- Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
- Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.
Компенсация ГСМ работнику: порядок оформления и выплаты
Компенсацией называются денежные выплаты работнику за расходы, произведенные в связи с выполнением своих служебных обязанностей. При использовании личного автомобиля в служебных целях работнику может быть предоставлена компенсация за использованные горюче-смазочные материалы.
КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО
Получить доступ
К горюче-смазочным материалам (ГСМ) относятся бензин, дизельное топливо, сжиженный газ, моторные и трансмиссионные масла, жидкости для охлаждения и тормозные.
Решение о компенсации ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт в служебных целях, должно быть оформлено приказом директора. Размер возмещаемых расходов следует указать в письменном соглашении, как того требует ст. 188 ТК РФ.
Для определения норм расходов топлива и других ГСМ можно использовать Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.