Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал кассира-операциониста и другие документы при онлайн-кассе». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Порядок работы с кассовыми устройствами установлен Указаниями Банка России №3210-У. Согласно пп. 4.6 п. 4, пп. 4.1 п.4, п.п 5,6 операции с ККМ должны отражаться в кассовой книге. Движение наличных оформляется расходными и приходными ордерами.
Документы, которые больше не нужно заполнять
К ним относятся:
-
акт о переводе показаний суммирующих денежных счётчиков на нули и регистрации контрольных счётчиков ККМ (форма № КМ-1);
-
акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счётчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении её в организацию (форма № КМ-2);
-
акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3);
-
журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
-
журнал регистрации показаний, суммирующих денежных и контрольных счётчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5);
-
справка-отчёт кассира-операциониста (форма № КМ-6);
-
сведения о показаниях счётчиков ККМ и выручке организации (форма № КМ-7);
-
журнал учёта вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8);
-
акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).
Общие требования к заполнению справки – отчета
Какая бы организация или предприниматель не формировали справку, есть общие для всех моменты.
- Отчет КМ-6 всегда составляется в 1 экземпляре. Это своего рода промежуточная форма для составления сводного отчета по кассе. Форма передается либо вышестоящему руководству, либо сдается в банк. На предприятии справку можно подшить к отчету кассира
- На первой строке указывается общая информация о компании: полное название, ИНН, номер контактного телефона
- Отчет содержит информацию о величине выручки на начало дня и на конец дня
- Обязательно отражаем сумму возвратов, если они были
- Все столбцы, которые остаются пустыми нужно перечеркнуть
- Справка – отчет обязательно подписывается старшим кассиром (или ответственным лицом) и руководителем организации
| ВАЖНО! Столбец 4, где нужно указать показания контрольного счетчика, заполняется только при использовании совсем старых кассовых аппаратов, действующих до 2004 года. Обычно этот столбец не заполняется |
Заполнение табличного раздела справки
Приведем расшифровку по столбцам в таблице.
| Столбец справки | Как заполняем |
| Столбец 4 | Как уже было сказано выше, этот столбец заполняют довольно редко, только при использовании совсем старых кассовых аппаратов. Если применяемая в организации касса выпущена не раньше 2004 года, то данные не вносятся в графу |
| Столбец 5 | Здесь необходимо прописать величину наличных на начало смены. Эти данные можно взять из журнала кассира или в отчете, который был составлен с утра. Нас будет интересовать строка ГРОСС – ИТОГ |
| Столбец 6 | В этот столбец вносим данные из Z-отчета, по строке ГРОСС – ИТОГ |
| Столбец 7 | В данном столбце указывается итоговая сумма из Z-отчета с учетом проведенных возвратов |
| Столбец 8 | Заполняем при наличии возвратов (берем из Z-отчетов). Этот столбец не будем заполнять, если возвратов не было |
| Столбец 9 | В этом поле нужно указать ФИО кассира, который составляет отчет |
| Столбец 10 | Кассир – составитель отчета ставит свою подпись, тем самым удостоверяет, что изложенная в нем информация верна |
| Итоговая строка | В этой графе отражаем общую сумму, которая получилась по итогам столбцов 7 и 8 |
Особенности применения справки по форме КМ-6
| Условия заполнения | Расшифровка |
| Кто заполняет справку | Поскольку составление данного отчета связано с материальной стороной деятельности компании, ее составлением должно заниматься материально – ответственное лицо. Кассир как раз и является таким лицом |
| Как происходит заполнение информации | Все данные вносятся в форму справки ручкой с синей или черной пастой |
| Допускаются ли помарки при заполнении формы | Поскольку данный документ является очень важным, затрагивает денежную сферу, заполнять его нужно разборчивым почерком, желательно без ошибок и помарок. Если контролирующие органы найдут исправления, то может быть наложен штраф |
| Период составления справки | Такие справки составляются каждый день |
| Кому передается отчет | Заполненная справка вместе с наличкой передается старшему кассиру, бухгалтеру или директору предприятия. Также она сдается в банк |
| Срок хранения справки | Справка – отчет должна храниться в компании в течение 5 лет |
Это операции по оплате клиентом с использованием расчётных карт.
Когда приобретение совершается с помощью эквайринга, денежные средства с карты клиента попадают на расчётный счёт фирмы. При этом в журнале кассира-операциониста, деньги эти записываются в отдельный столбец, а сумма остатка по Z-отчёту не равняется размеру налички.
Аппаратура для проведения операций эквайринга может быть предоставлена банковской организацией, с которой вы заключаете дополнительный контракт. Основной особенностью является то, что банк за каждую операцию будет брать процент. Но, допустим, на сегодняшний день, предпринимателю гораздо выгоднее платить этот процент, чем оставаться с упущенной выгодой. Ведь использование кредитных и дебетовых карт для расчёта за товар и услугу вошло в прочный и повседневный обиход. Зачастую клиенты отказываются от покупки, только потому что у них нет с собой наличности, а фирма не принимает к оплате банковские карты. При использовании аппарата эквайринга покупателю выдаётся чек.
Образец справки. Пример заполнения
Чтобы подробно ознакомиться с формой КМ-6, скачайте бесплатный образец. Он имеет формат *.doc и содержит правильную форму справки без фактических ошибок и неточностей. Этим образцом можно пользоваться не только для изучения особенностей справки-отчета, но и для конкретной работы кассира.
Справка-отчет кассира-операциониста разделена на 3 части – строчную, табличную и заверщающую. Для удобства мы разделим на 3 части и пример заполнения, чтобы читатель мог быстро найти именно то, что его интересует.
Итак, пример ввода информации в строчную часть КМ-6:
- В поле «Организация» вписывается наименование предприятия, его адрес, контактный телефон.
- В поле ИНН вписывается идентификационный номер предприятия, где работает кассир.
- Поле «Структурное подразделение» не нужно трогать, если этого подразделения в компании нет.
- В поле «Контрольно-кассовая техника» вводится информация о моделях ККТ.
- В поле «Номер» – номер кассовой техники. Эту информацию, как и информацию для пункта 3, можно узнать у старшего кассира или прочесть в документации ККТ.
- Поле «Прикладная программа» остается пустым, если такая программа не используется.
- В поле «Кассир» вписывается фамилия кассира, его инициалы. Если справка создается по 2 и более секторам, имеющим нескольких кассиров, то поле остается пустым.
- В поле «Смена» вписывается номер актуального Z-отчета. В образце это не показано, но, как правило, он начинается с буквы «Z». Например, «Z 0040».
Как правильно заполнить КМ-6
Порядок заполнения пошагово.
Шаг 1. Заполните наименование компании, адрес и номер телефона, впишите ИНН.
Шаг 2. Укажите модель контрольно-кассовой техники и номер производителя. Отразите фамилию кассира и его смену.
Шаг 3. Зафиксируйте номер документа в справке кассира-операциониста в обязательном порядке, дату составления и время работы. Номер проставляется последовательно, например в рамках года.
Шаг 4. В основном теле заполните показания на начало и конец рабочей смены, размер выручки за день, отразите возвраты денежных средств по неиспользованным чекам.
Шаг 5. Подведите итоги дня: сколько всего выручки получено — заполните прописью, по какому приходному ордеру принято, сдана ли в банк.
Образец справки. Пример заполнения
Чтобы подробно ознакомиться с формой КМ-6, скачайте бесплатный образец. Он имеет формат *.doc и содержит правильную форму справки без фактических ошибок и неточностей. Этим образцом можно пользоваться не только для изучения особенностей справки-отчета, но и для конкретной работы кассира.
Справка-отчет кассира-операциониста разделена на 3 части – строчную, табличную и заверщающую. Для удобства мы разделим на 3 части и пример заполнения, чтобы читатель мог быстро найти именно то, что его интересует.
Итак, пример ввода информации в строчную часть КМ-6:
- В поле «Организация» вписывается наименование предприятия, его адрес, контактный телефон.
- В поле ИНН вписывается идентификационный номер предприятия, где работает кассир.
- Поле «Структурное подразделение» не нужно трогать, если этого подразделения в компании нет.
- В поле «Контрольно-кассовая техника» вводится информация о моделях ККТ.
- В поле «Номер» – номер кассовой техники. Эту информацию, как и информацию для пункта 3, можно узнать у старшего кассира или прочесть в документации ККТ.
- Поле «Прикладная программа» остается пустым, если такая программа не используется.
- В поле «Кассир» вписывается фамилия кассира, его инициалы. Если справка создается по 2 и более секторам, имеющим нескольких кассиров, то поле остается пустым.
- В поле «Смена» вписывается номер актуального Z-отчета. В образце это не показано, но, как правило, он начинается с буквы «Z». Например, «Z 0040».
Общие правила заполнения
Чтобы не допускать ошибок при вводе информации в форму КМ-6, необходимо следовать общим правилам:
Первая строчка отчета должна содержать наименование, адрес (юридический или фактический – неважно, главное, чтобы он был одинаковым во всех отчетах) и номер телефона предприятия. Если есть отдельное подразделение, то его название тоже должно быть указано.
Если форму КМ-6 заполняет ИП, то он должен указывать всю необходимую информацию в том же порядке. Это распространенная ошибка – многие ИП считают, что могут отойти от унифицированной формы, ведь работают на себя.
В документе обязательно должны быть указаны название, номер регистрации и номер производителя ККТ.
Нужно указывать точную дату заполнения и номер справки.
Выручку нужно указывать в числовой форме и прописью.
Подпись составителя справки-отчета – обязательный элемент.
Важно! Если выручка сдается не главному кассиру компании, а в банк, то об этом нужно делать отметку в отчете.
Кассовая дисциплина в 2021 году
Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:
Кассовый аппарат (ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов, а в некоторых случаях и их выдачи (например, возврат товара). Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.
Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия, и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.
Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.
Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).
Основными правилами кассовой дисциплины являются:
Лимит остатка по кассе в 2021 году
Лимит остатка по кассе – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня (иногда лимит еще называют переходящий остаток).
Все наличные деньги, сверх установленного лимита, необходимо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, стипендий, а также в выходные и нерабочие праздничные дни (если в это время проводились кассовые операции).
Советуем отнестись к процедуре установления лимита по кассе очень внимательно. Если вы не установите лимит, он будет равным 0, и соответственно любая сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня будет считаться сверхлимитной.
Хранение денег в кассе сверх установленного лимита является одним из нарушений кассовой дисциплины, за которые могут привлечь к административной ответственности и выписать штраф.
Распространенные ошибки при заполнении
Кассиры-новички иногда допускают нелепую ошибку, вписывая вместо ИНН предприятия свой собственный ИНН. Разумеется, это неправильно. Идентификационный номер всегда должен принадлежать предприятию.
Графу 5 и 6 основной таблицы нельзя путать. В графу 5 вписывается ГРОСС-ИТОГ X-отчета, а в графу 6 – ГРОСС-ИТОГ Z-отчета. Наоборот быть не может. Эту ошибку часто допускают из-за невнимательности.
Остальные ошибки связаны с невнимательностью при вводе числовых значений. Например, можно перепутать дату или ошибиться, вписывая сумму. Такие ошибки недопустимы, поэтому кассиру следует проверять всё как следует.
Важно! Если в самом бланке КМ-6 есть опечатки, то кассира за них никто не накажет. Штраф может быть выписан только за ошибки в информации, которую лично вписывал кассир-операционист.
Форма КМ-6. Справка — отчет кассира — операциониста
Почему Вам не подходит назначить конец смены(24 часов)напримерв 17-30, чтобы и кассиры сменились и главный кассир был еще на месте для оформления выручки?
А для смены кассиров, следующей полусмены зачем нужен главный кассир. Они что передать смену без старшего друг другу не могут?
Анна
Формально, передать ключи от кассы другой смене могут, а как и кому они будут сдавать свою наработанную за смену выручку? Оставлять ее в кассе без отчета? И передавать ее другой смене? Все на доверии? Веть в законодательстве очень четко написано, что при проведении операции закрытия СМЕНЫ должна быть обеспечена безусловная запись итоговой информации о денежных расчетах с населением в фискальную память.
Светлана
я бы организовала сдачу наличных денег кассиров каждой смены (после12 часов работы) напрямую в банк инкассаторам в конце каждой полусмены, и тогда каждый кассир сдает выручку в банк, главный кассир тут вообще не требуется и лимит по кассе не превысит сложно, что тоже отдельная тема для разговора.
Анна
Да, Светлана, лимит это отдельная тема для беседы.
И, я думаю, что банк не пойдет на то, чтобы гонять к нам дважды зы сутки инкасаторов. И это не дешевое удовольствие. К тому же пока обороты не очень большие и мы легко укладываемся в лимит остатка кассы. К тому же все время «обнулять» кассу не выгодно — из чего тогда брать «размен» для операционных касс? И з/п можно выдавать из центральной кассы (это предусмотрено и разрешено).
Светлана
Понимаете Анна, мне сложно Вам что- либо посоветовать конкретно, не владея большей информацией, чем Вы написали. Тут все зависит от того, что за кассиры? Просто на кассах или еще и продавцы? Где эти кассы, что за предприятие? И чем занимается….
Анна
Вот это как раз не очень важно, чем занимается предприятие — закон написан ОДИН, к сожалению, для всех и в него нужно как-то впихнуться!)))
Это не магазин, это предприятие, оказывающее круглосуточно услуги физическим и юридическим лицам. Отсюда и график работы операционных касс — круглосуточный. А за кассами сидят просто кассиры.
Светлана
Банк пойдет, и многие банки предлагают такие услуги, по крайней мере в Москве. Ну а что дорого, это да, я согласна. Для начинающего бизнеса дороговато. Объединиться на выезд инкосаторов с другими фирмами не пробовали?
Анна
Мне тут одна очень любезная девушка Елена, подсказала (написала в личку) выход из создавшейся ситуации. Огромное спасибо ей за это. Позволю себе озвучить этот вариант. Если, что-то не так напишу, Елена, очень прошу Вас меня поправить.
1) Весь порядокработы опер.кассынеобходимо разработать и утвердить в учетной политике.
2)К каждой смене приставить старшего кассира, уполномоченного приказом собирать, пересчитывать и сдавать деньги в центральную кассу по окончании работы КАЖДОЙ смены.
3) Z-отчет снимать после работы каждой смены и в 24:00, т.к. происходит переход даты и нужно разделить приход выручки по дням. Т.е. за день будет 3 Z-отчета — в 8:00, в 20:00 и в 24:00.
4) Естественно, снятие Z-отчетов будет сопровождаться заполнением всех необходимых форм (КМ-4, КМ-6) и изъятием денег из операционных касс и передачи их в центральную.
Анна
Продолжение эпопеи…)))
5)Утром, след. дня, в 9:00 вся выручка сдается главному кассирувместе со всеми отчетами и он составляет сводный отчет по форме КМ-7 и все это сдается в бухгалтерию предприятия.
Таким образом, что мы имеем:
1) Смены отчитываются и закрывают смену вовремя — по окончании работы смены.
2) Выручка день в день, как того требуют налоговики поступает вцентральную кассу и не «болтается» не оприходованная в операционной».
3) Есть возможность правильно по дням и по документам оприходовать выручку в центральную кассу.
4) Есть возможность разделить выручку вчерашнего дня и сегодняшнего дня и, соответственно, правильно все это отразить в кассовой книке и в проводках.
Светлана
От чего ушли, к тому пришли….