Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Продумка 4. Не «стесняйтесь» регистрации документов задним числом». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Любой юрист по трудовому кодексу расскажет вам, что процедура оформления трудовых отношений имеет строгую последовательность. И нарушить ее бывает себе дороже. Из каких же этапов состоит оформление трудовых отношений?
Правила оформления документов
В любом делопроизводстве документы имеют ключевое значение. Каждый из них проходит несколько этапов – от заполнения до занесения в архив. Когда в организации ведется учет большого количества документов, тогда возникает необходимость составления реестра. Каждый документ будет учтен и отображен в этом перечне. Сотрудники организации всегда смогут найти его и использовать в дальнейшей работе.
Ведение реестра определяют законы РФ «О порядке ведения реестра документов для ООО» и «О реестре». В них описаны какие типы документов должны быть внесены в реестр компании, а также формы их оформления и хранения.
Реестр значительно упрощает работу со всеми документами организации, как входящими, так и исходящими. Он включает в себя описание документов, которое позволяет сотруднику найти нужный из них, а также информацию о том, что в нем собственно находится. Эти данные помогут определить кому и когда был выдан документ.
Почему нельзя оформлять документы об образовании задним числом
Для лучшего понимания принципов работы с документами и их датированием остановимся на конкретном случае документов с измененной датой. Рассмотрим в качестве примера документы об образовании, подписанные задним числом. Как было указано выше, такой документ будет относиться к разряду подложных, поскольку проставленная дата не соответствует действительной. Это говорит о том, что договоренности сторон не подтверждены документально. Такой документ легко оспорит судебно-техническая экспертиза и признает его недействительным. Организация, которая выдает такого рода документы и сертификаты является мошеннической.
Сегодня работодатель предъявляет высокие требования к потенциальным работникам. Для того, чтобы им соответствовать люди получают среднее, высшее образование, проходят курсы повышения квалификации, профессиональной переподготовки. Предоставление диплома, сертификата, подписанного задним числом (иначе подложного документа) может стать основанием для прекращения трудового договора по инициативе работодателя. Например, если при вступлении в должность, документ был принят, то при проверке органами надзора его могут отправить на дополнительную экспертизу.
Приказы по работе и увольнению
В этой сфере больше всего нарушений. Как правило, при оформлении задним числом приказов и актов о взысканиях и увольнениях. И эти ситуации явно провоцируют конфликт.
Первая угроза — документ может быть оспорен. Даже особых доводов приводить не потребуется. Достаточно указать, что дата в документе не соответствует реальной дате его издания. Для подтверждения не нужно личного признания. Помогут свидетельские показания, другие (достоверные) документы и (или) экспертиза.
Оспаривание может повлечь разные последствия:
1. Когда вопрос только в юридической силе, недостоверные сведения — основание для признания документа недействительным. Приказ о взыскании отменят, при увольнении — восстановят на работе, если истец этого требует, и обяжут выплатить зарплату. Возможно и возмещение морального вреда.
2. Если в действиях работодателя усмотрят нарушения трудового законодательства, а их, как правило, несложно выявить, то не избежать ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
3. Если документ используется как доказательство — его не примут.
4. Если составлялся как доказательство — грозит уголовная ответственность по ст. 303 УК РФ.
Оспорить приказ можно только при условии, что он нарушает права заявителя. Если этого нет, то оформленный задним числом документ не будет поводом для обращения в суд. Более того, в такой ситуации появляется возможность использовать сильный аргумент — оформление задним числом не нарушало, а восстанавливало нарушенные права. Но, с другой стороны, в таких делах приказы и акты — это лишь свидетельства нарушения, а оспаривается, как правило, сам порядок наложения взыскания или увольнения. Выявленные при этом нарушения, в итоге, становятся основаниями для отмены приказа.
Крайне опасно оформлять документы задним числом для их представления в суд или в контролирующие органы. Здесь прямая угроза уголовной ответственности. Но даже если суд просто не примет такие доказательства, поставит их под сомнение — это уже высокая вероятность проигрыша дела для техтем, кто их представил.
Рассмотрим ситуацию, которая недавно довольно бурно осуждалась на одном из профессиональных форумов.
Исполнитель передал Заказчику созданный по его техническому заданию комплекс программного обеспечения.
При этом ПО, согласно приемопередаточному акту Исполнитель передал Заказчику в последних числах декабря прошлого года, а тот подписал акт только в середине января года текущего.
Претензий у Заказчика нет, все расчеты он в этом году произвел.
Внимание, вопрос. В каком периоде Исполнитель должен показать у себя реализацию, в 2020 году, или уже в 2021?
Обсуждение (оно длилось дней пять, не меньше), как всегда, было бурным. Затронули и сопутствующие темы, и пообвиняли, как водится, коллег в некомпетентности, в нарушении профессиональной этики, неумении себя вести, чересчур вызывающем тоне, и т. д., и т. п., и пр. Всё, как обычно. Ну и к единому мнению тоже, как обычно, не пришли.
Лично мои выводы были следующими (хотя с ними не все согласились).
Разработка программного обеспечения для целей налогообложения прибыли вроде бы является услугой, так как результат этот деятельности не имеет материального выражения (см. п. 5 ст. 39 НК РФ). Однако там же сказано, что услуга потребляется заказчиком непосредственно в процессе её оказания.
Но заказчик не может принять себе и использовать сам процесс разработки ПО. До тех пор, пока исполнитель не получит устраивающий заказчика результат, передавать последнему и нечего. То есть заказчик может использовать разработанное ПО только после того, как исполнитель закончит его разработку, а полученный результат полностью устроит заказчика.
Здесь разработка ПО, получается, ближе к работе.
Наше действующее законодательство не успевает за столь бурным развитием цифровой экономики, поэтому напрямую ссылаться на него, это самое законодательство, не получается. Вот и приходиться прибегать к логике, здравому смыслу и прочим вещам, которыми не могут (а точнее, не хотят) руководствоваться ни законодатели, ни чиновники финансовых ведомств.
И когда результат, то есть разработанное ПО заказчику передан, то последний имеет полное на то право не поверить на слово исполнителю: — да все отлично работает, сам вчера проверял, подпиши.
Точно также он вправе запустить свой процесс проверки, например, загрузив это ПО на свои компы, погонять их в тестовом режиме какое-то время. Вот тут ключевое слово «какое-то». Это может быть и несколько часов, и несколько дней, и несколько недель.
И только после этого, когда заказчик не обнаружит косяков, и убедится, что ПО нормально работает, техника не виснет каждые полтора-два часа, требуя перезагрузки, а получаемые результаты соответствуют ожиданию, он примет предъявленный исполнителем результат и подпишет сей злополучный акт, который исполнитель подписал в прошлом году.
То, что и торопыга надеялся получить подпись раньше — ну, это, в принципе, его проблемы.
На наш взгляд, в этой ситуации исполнитель должен ориентироваться не на свою дату передачи — декабрь 2020 года, а на дату приемки заказчиком — январь 2021 года.
Да, у него полетел план, финансовый результат, обещанные персоналу премии. Но он должен был предполагать (если давно работает с этим заказчиком), что тот товарищ недоверчивый, и за красивые глазки и обещания, что если что и вылезет, так мы в сей же миг, не успеете и глазом моргнуть. акт не подпишет.
Следовательно, реализации у исполнителя следует отразить уже январем 2021 года. Но если уж очень надо, и без этого никуда, то можно и декабрем 2020.
Что за это будет, тем более, что в январе есть в наличии подписанный (пусть и январем) акт, спустя неделю там, ну, пусть и месяц, деньги полностью получены, и претензий нет?
Да, по большому счету, ничего. Раньше — не позже.
Только отвлекли свои оборотные средства.
Могли бы соответствующие суммы налога на прибыль и НДС заплатить в апреле-июне, а пришлось — в январе-марте.
Хотя это может быть компенсировано чем-то другим: — более красивыми показателями баланса, выполнением в срок поставленных вышестоящим руководством задач, получением премии (или похвальной грамоты, или поощрительным похлопыванием тем же самым вышестоящим по плечу).
Но все эти вопросы, повторю и буду неоднократно повторять, должна решать не бухгалтерия, а руководство организации.
Хватит гуглить ответы на профессиональные вопросы! Доверьте их экспертам «Клерка». Завалите лучших экспертов своими вопросами, они это любят!
Ответ за 24 часа (обычно раньше).
Вся информация про безлимитные консультации здесь.
Какие штрафы для предприятия или ИП если устроить человека задним числом
Как таковых штрафов за устройство задним числом нет, поскольку, само по себе, трудоустройство с просрочкой не является составом правонарушения. Но существуют штрафы, так или иначе привязанные к такому приему на работу, поскольку оформляя таким образом работника, работодатель нарушает целый ряд норм. В зависимости от сроков трудоустройства могут быть нарушены:
- Если работника приняли на работу задним числом недавно. Под «недавно» мы понимаем «в том же месяце». Т.е. например, сегодня 10 число текущего месяца, а «приняли» работника 01 числа текущего месяца.
В этом случае работодателю грозят лишь незначительные сложности:
- Штраф за несвоевременно сданную форму СЗВ-ТД – от 300 до 500 рублей на лицо, виновное в просрочке подачи. Следует помнить, что форму вы сдаете в ПФР, а штрафует Роструд, куда пенсионный фонд просто передает сведения о несвоевременной подаче. Далеко не все поданные с просрочкой СЗВ-ТД штрафуются Рострудом, ведь для этого необходимо инициировать процедуру, чтобы привлечь работодателя к ответственности по ст. 15.33.2 КоАП РФ, что не так просто и довольно долго. Поэтому, в сочетании с небольшим размером штрафа, довольно мало компаний реально несут такую ответственность.
- Обязанность исчислить и уплатить заработную плату за прошедший период. Обратите внимание, что если вы принимаете сотрудника «задним числом» и период его «работы» в прошлом попадает на период оплаты заработной платы, а вы этой оплаты не сделали, то это тоже является нарушением. Впрочем, такое нарушение крайне редко выявляется, если только работник сам об этом не заявит уполномоченным органам.
- Если работника оформили задним числом и прошло значительное время, то здесь уже возможно довольно много проблем.
Оформление главного фискального документа
Отправка чеков — основная обязанность налогоплательщиков НПД. Это их единственная отчетность, на основании которой ФНС начисляет налоги. Благодаря этим документам налоговые инспекторы смогут отделить доход с самозанятой деятельности от прочих денежных поступлений. Все расчеты за товары и услуги плательщик НПД обязан вносить в приложение «Мой налог». С набежавшей суммы он должен ежемесячно делать налоговые отчисления.
Чек можно заполнить любым способом:
· В спецприложении ФНС «Мой налог».
· В мобильном приложении банка, услугами которого пользуется самозанятый.
· На автоматическом сервисе, который плательщик НПД выбрал для работы.
Примите к сведению!
Удобно использовать электронную площадку Jump.Finance, которая поможет самозанятым лицам автоматизировать всю рутинную работу.
Как формируется чек для юридических лиц:
1. «Новая продажа».
2. Название нового фискального документа.
3. Дата, время его создания.
4. ФИО и ИНН налогоплательщика.
5. ИНН юрлица (без проставления ИНН будет считаться, что услуга оказана физлицу).
6. Налоговый режим (указать НПД).
7. Название товара/услуги/произведенной работы, их стоимость.
8. Общая сумма расчета.
9. Подтверждение намерений.
Каждому чеку автоматически присваивается идентификационный уникальный номер. Сразу после подтверждения операции нужно передать документ клиенту лично, по электронной почте, через мессенджеры либо предоставить QR-код для считывания и распечатки информации. Можно настроить автоматическую отправку после заполнения. Все чеки поступают в ФНС, по указанным в них данным начисляются суммы налоговых сборов.
Это важно:
Работая с юрлицами, нельзя в качестве заказчика услуг указывать в чеке физлицо. Налоговая недополучит 2% налогов. Обман раскроется, ужесточатся проверки деятельности недобросовестного самозанятого гражданина.
Риски и последствия подписания (неподписания) договора
Подписание договора задним числом: риски
Чтобы в полной мере осознать, чем чревато несвоевременное оформление письменных трудовых соглашений и дальнейшее их подписание «задним числом», предлагаем рассмотреть возможные последствия таких действий.
По административному законодательству несвоевременно подписанный трудовой договор может стать причиной наложения на администрацию (уполномоченное на подписание таких договоров лицо) штрафа в размере от одной до пяти тысяч рублей. Если же будет доказана вина юридического лица, а не конкретного работника, штраф может составить до 50 тысяч рублей либо же вплоть до приостановления хозяйственной деятельности на три месяца.
Если же нарушение письменного оформления трудовых отношений выявляется повторно – должностное лицо может ожидать штраф в размере до 20 тысяч рублей либо же дисквалификация на срок до трех лет. Уровень штрафа для юридических лиц возрастает до 75 тысяч рублей.
В случае сознательного игнорирования законодательства по части заключения письменных трудовых соглашений должностное лицо ожидает штраф до 20 тысяч рублей, а юридическое лицо вполне может уплатить в государственную казну сумму до 100 тысяч рублей.
Если будет доказано, что условия трудового договора являются фиктивными и заключались «задним числом» (обычно это выявляется в случаях отклонения от фактических выплат и тех, которые пишутся в документе, в сторону необходимости их увеличения), установлен факт служебного подлога, к должностному лицу может применяться уголовная ответственность.
Признание имеющегося письменного текста трудового договора недействительным влечет за собой пересмотр всех юридически значимых действий, ранее выполненных по такому документу (обычно это касается денежной выплаты заработной платы и ее составляющих). Если выплаты отличаются от тех, что должны были выплачиваться по действующим в компании нормативным документам – разница подлежит возврату либо же взысканию с виновного лица.
Помните, нормами административного, уголовного, а также гражданского законодательства предусмотрены меры воздействия на работодателей и администрацию (в зависимости от тяжести совершенного проступка) в случае нарушения обозначенных в трудовом законодательстве условий подписания трудовых договоров с сотрудниками.
Учитывайте, уровень ответственности за незаключенный своевременно в письменной форме трудовой договор будет намного ниже, чем если должностное лицо уличат в служебном подлоге, которым является оформление документов задним числом.
Можно ли оформить трудовой договор задним числом
Ответ: Оформление трудового договора следует осуществлять текущей датой, однако в самом договоре необходимо будет указать фактическую дату начала работы сотрудника.
Правовое обоснование: Согласно ч. 1 ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). В соответствии с абз. 4 ч. 2 ст. 57 ТК РФ дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, — также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом. являются обязательными для включения в трудовой договор условиями.
Как оформить необходимые записи по предписанию проверяющих
Устранение нарушений по итогам проверки
Ситуации, когда проверкой компетентного органа выявляется нарушение в сфере оформления трудовых отношений (в частности, отсутствие письменного трудового договора), встречаются часто. Как правило, по итогам такой проверки руководитель компании либо отвечающее за кадровое делопроизводство должностное лицо привлекается к ответственности и выдается предписание на устранение недостатков.
И вот здесь возникает небольшая дилемма, ведь официально оформлять документ задним числом противозаконно, а вот устранить последствия проверки необходимо в кратчайшие сроки. Чтобы разрешить эту ситуацию потребуется выполнить несколько простых действий:
- По итогам проверки составить письменный трудовой договор с конкретным работающим сотрудником. Условия договора должны соответствовать сегодняшнему дню.
- Одним из пунктов договора должно значится срок вступления его в силу. Здесь целесообразно вписывать дату фактического начала работы сотрудником.
- Если же за время отсутствия договора его первичные условия (в частности, уровень оплаты труда) неоднократно менялись, можно обозначить в таком договоре первичный уровень заработной платы, а дальше просто прописать механизм, как в дальнейшем этот показатель будет меняться.
- Подписывается такой договор действующим руководителем. Дата договора должна соответствовать дате его составления и подписания.
ФРДО и документы, оформленные задним числом
С 29 июня 2021 года в силу вступает статья 19.30.2, которая вводит штрафные санкции за неверное предоставление или же не предоставление данных об образовательных документах в реестр ФРДО. Штрафы грозят как организациям в целом, так и должностным лицам.
Кроме того, образовательные организации должны вносить данные в течение шести месяцев с момента выдачи соответствующих документов. Все эти факторы делают невозможным внесение в ФРДО документов, которые были оформлены задним числом. Для начала стоит отметить, что сами организации могут быть не заинтересованы в том, чтобы предоставлять информацию, тем самым афишируя свою незаконную деятельность надзорным органам. Кроме того, за несоблюдение сроков им грозят следующие штрафы:
- от 10 до 15 тыс. руб. — должностным лицам;
- от 100 до 150 тыс. руб. — организациям.
Регистрация задним числом: так можно или нельзя?
Прямого запрета на регистрацию документов «задним числом» в действующем законодательстве нет. Необходимость делать это время от времени настает. Нужно либо сводить такую необходимость к минимуму, чтобы регистрация задним числом действительно была из ряда вон выходящим событием в вашем делопроизводстве, либо думать, как настроить систему нумерации так, чтобы «задние числа» были в ней незаметны.
Уважаемый Павел, эти действия незаконны.
Трудовой договор, дополнительное соглашение к нему (о переводе), а также приказы о приеме на работу и переводе должны быть оформлены до фактического начала работы. Документы о приеме и переводе имеют обратную силу в том случае, если работник фактически был допущен к работе (при приеме) и добровольно начала работать на новой работе (при переводе). Но и в этом случае документы имеют обратную силу только тогда, когда они оформлены не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения к работе (при приеме) и со дня добровольного начала работы (при переводе).
Ст. 67 ТК РФ:
Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.
Ст. 68 ТК РФ:
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
Ст. 72. ТК РФ:
Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.
Ст. 72.1 ТК РФ:
Перевод на другую работу — постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей статьи 72.2 настоящего Кодекса.
Ст. 66 ТК РФ:
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
Несмотря на то, что в законе не указаны сроки оформления документов о переводе, вопрос решается аналогично оформлению документов о приеме.
Если Вы, хоть и с нарушением установленных сроков, были ознакомлены с документами о приеме на работу и переводе, согласились с ними и подписали, они вступили в законную силу, несмотря на несвоевременное оформление. Теперь может идти речь только о наказании работодателя за нарушение порядка (сроков) оформления трудовых отношений, если ваша организация будет проверена Рострудинспекцией.
Всего доброго.
Как и сколько хранить журнал
Регистрация кадровых документов ведется с начала деятельности. Досрочное окончание регистрационной формы не предусмотрено, новый регистр заводится, когда в предыдущем заканчивается место для записей. Закрытая книга передается в архив.
Нормативный срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу регулируется приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (позиция 434).
| Срок хранения, лет | Вид приказов |
|---|---|
| 50/75 | О приеме, увольнении, перемещении, переводе, совмещении, ротации, совместительстве, оплате, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов, классных чинов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы |
| 50/75 | Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда |
| 5 | О ежегодных отпусках, учебных, дежурствах, не связанных с основной деятельностью |
| 5 | О направлении в командировку |
| 5 | О служебных проверках |
| 3 | О взысканиях дисциплинарных |
Объединение профсоюзов россии
Внимание
Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения (ч.
4 ст. 8 ТК РФ). Коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Важно
Заработная плата указанным работника устанавливается заключенными с ними трудовыми договорами в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда и также может быть изменена по соглашению сторон трудового договора. Системы оплаты труда (в том числе тарифные системы оплаты труда) работников государственных учреждений устанавливаются: — в федеральных государственных учреждениях — коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации; — в государственных учреждениях субъектов Российской Федерации — коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Почему такое увольнение неправомерно?
Трудовой Кодекс защищает права работников. Поэтому и увольнять их задним числом не дает. Сделать это можно только в редких случаях. В остальных ситуациях действия будут неправомерными, так как при увольнении должны выполняться следующие условия:
- при увольнении по желанию сотрудника он должен сообщить о нем работодателю за 2 недели в письменной форме;
- в день увольнения работник должен получить на руки свою трудовую книжку, а бухгалтерия произвести все выплаты, включая заработную плату за отработанное время, компенсацию за не отгулянный отпуск;
- подписание приказа должно производиться непосредственно в день увольнения.