Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переход на электронные трудовые книжки: зачем, когда и как». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Вопрос, кому нужна электронная трудовая книжка, уже не рассматривается: переход на эту систему осуществили все работодатели с 1 января 2020 года. При этом сохранилась обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки, вносить в них все изменения, если работник отказался полностью перейти на электронный формат.
Что такое электронная трудовая книжка?
Это информация о трудовой деятельности работника. Она зашифрована и размещена на электронных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
Кто может видеть электронную трудовую книжку:
-
ПФР;
-
работодатель;
-
работник.
Работодатель составляет отчёт по форме СЗВ-ТД, образец которой утверждён ТК РФ, и направляет сведения в ПФР. Доступ к информации имеют уполномоченные сотрудники ПФР.
Как и где посмотреть электронную книжку может работник:
-
обратиться непосредственно в ПФР
-
заказать справку в МФЦ или получить сведения на Госуслугах;
-
запросить информацию у работодателя в любое время в период работы или при увольнении.
Минусы электронной трудовой книжки
Недостатки по сравнению с бумажной трудовой у ЭТК тоже есть:
Нет данных о государственных или ведомственных награждениях. Они нужны для оформления звания «Ветеран труда» — подтверждать получение наград придётся грамотами, выписками из приказов и другими документами.
Есть риск утечки данных к злоумышленникам. Хотя ПФР заявляет, что информация о гражданах хранится надёжно, случаи появления в интернете данных госорганов или компаний происходят регулярно.
Скрыть нежелательные сведения из трудовой не получится. Если бумажную трудовую после увольнения «по статье» можно было «потерять» или, например, заменить в ней несколько страниц, данные из ЭТК уже никуда не денутся.
Если работодатель не передаст данные в ПФР, стаж не будет учтён. Чтобы этого не допустить, сотрудник должен сохранять подписанные трудовые договоры и заказывать выписку из ЭТК после устройства на новую работу.
Как будет переноситься информация со старых трудовых книжек
Со старых книжек работодатели передадут в электронную базу Пенсионного фонда только информацию о последнем месте работы. Для этого есть новый отчет СЗВ-ТД.
Более ранняя информация о трудовом стаже работника не пропадет – она уже есть в базах ПФР, ведь с 1997 года с вступлением в действие закона №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» работающим гражданам открыли индивидуальные лицевые счета и на них по отчетам работодателей выгружали сведения о страховом стаже.
Правда, по этой информации можно узнать стаж и название компании, а вот занимаемую должность – нет. При устройстве на новую работу человек сможет подтвердить должности, которые занимал до 2020 года, только по бумажной трудовой, которая будет у него на руках. В электронных трудовых такой информации не будет.
Суть электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка работника, сокращенно ЭТК, — документ, который включает в себя основную информацию о сотрудниках компаний. Все эти сведения хранятся в информационных ресурсах Пенсионного Фонда РФ. Электронная трудовая книжка содержит следующие данные:
- Полное имя, дата рождения, номер свидетельства СНИЛС.
- Место, где человек работает.
- Специальность на рабочем месте, уровень квалификации, вид деятельности, которую осуществляет сотрудник.
- Дата, когда сотрудник был принят на работу, перемещения в отделах и должностях, а также причины изменений.
- Если работник, на чье имя заводится электронная трудовая книжка, является совместителем, отображаются данные о совмещении профессии.
- Повышение квалификации и получение новой специальности также находит здесь свое отражение.
- Если сотрудник имеет запрет на ведение определенных видов деятельности, это указывается в ЭТК.
- Опыт работы на Крайнем Севере и в районах, приравненных к нему.
- Указываются места работы до 2020 года, отображаются сведения о работодателях в этот период.
Действия с ЭТК при увольнении и приеме на работу
Когда вы принимаете на работу нового сотрудника, необходимо уточнить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной формы трудовой книжки. Информацию можно запросить на предыдущем месте работы. Следующие действия работодателя зависят от ситуации:
- Если сотрудник выбрал электронный вариант, нужно удостовериться, что имеется закрывающая запись в документе. Если она есть, значит, вы будете передавать данные в ПФР в электронном формате. Данные о трудовом стаже вы можете получить из бумажного документа, которые следует вернуть работнику.
- Если работник решил продолжить ведение бумажной формы, значит, вам нужно заполнить ее и передать данные в Пенсионный Фонд.
- Если организация – это первое место работы, значит, необходимо оформить электронную трудовую книжку.
Что такое электронная трудовая книжка и надежна ли она
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это электронная запись в базе данных ПФР, которая хранится на защищенных серверах Пенсионного фонда, цифровой аналог бумажной версии.
Она включает следующие сведения:
- информация о работнике;
- даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- место работы;
- вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
- должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- вид поручаемой работы;
- основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- причины прекращения трудового договора.
Что такое электронная трудовая книжка и как она выглядит?
После 1 января 2020 года трудовые книжки потеряют привычный физический носитель и будут использоваться лишь в цифровом формате. Чтобы просмотреть данные о трудовой деятельности, можно воспользоваться следующими ресурсами:
- Сайт Пенсионного фонда РФ – в личном кабинете пользователя;
- Портал Госуслуг;
- Соответствующие мобильные приложения для гаджетов.
По письменному запросу возможно получить бумажную выписку из электронной трудовой книжки. Отправить такой запрос сможет:
- Территориальное управление ПФР;
- Многофункциональный центр предоставления госуслуг (далее — МФЦ);
- Бывший или текущий работодатель сотрудника.
Законодательство предусматривает экстерриториальный принцип предоставления выписки: они не будут привязывать к месту работы или месту фактического жительства человека. Как отмечают многие эксперты в сфере трудового законодательства, ожидаемый переход на цифровой документооборот дает несколько ощутимых преимуществ:
- Быстрый и комфортный доступ работников, работодателей и контролирующих органов к актуальной информации о трудовой деятельности;
- Минимальный риск предоставления неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности граждан;
- Новые возможности для дистанционного трудоустройства в стране;
- Минимизация издержек работодателей на приобретение трудовых книжек, оплату труда лиц, ответственных за их ведение и хранение;
- Возможность дистанционного оформления пенсий и пособий без дополнительного документального подтверждения – только по данным лицевого счета;
- Использования данных из электронной трудовой книжки для заказа госуслуг;
- Аналитическая обработка данных о трудовой деятельности граждан;
- Повышенный уровень безопасности персональных данных.
Информация для нанимателей
С 1 января 2020 года планируется ввести обязанность для работодателей ежемесячно до 15-го числа передавать в ПФР данные, которые будут использованы для ведения электронных трудовых книжек.
- Каждый наниматель должен письменно проинформировать персонал о предстоящих изменениях в трудовом законодательстве, праве на сохранение бумажной трудовой книжки;
- При необходимости провести работу над корректировкой локальных нормативных актов в трудовой сфере, внести изменения в коллективный договор, соглашения и другие документы, затрагивающие сферу кадрового делопроизводства;
- Предоставлять сведения в ПФР о принятии на работу или увольнении сотрудника не позднее следующего за днем принятия/увольнения дня.
Обязанности работодателя
Помимо продолжения ведения бумажных трудовых книжек для написавших соответствующее заявление сотрудников, у работодателей появится дополнительная обязанность – новый отчет в ПФР. Отчет СЗВ-ТД, полное название которого – «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица», должен быть предоставлен не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным. Отчет подается в случае, если хотя бы для одного сотрудника организации наступили соответствующие основания. Работодатель обязан фиксировать в отчете любое из следующих событий:
- прием на работу;
- перевод на другую работу;
- изменение наименования работодателя;
- присвоение сотруднику второй и последующей профессии, специальности или квалификации;
- увольнение;
- запрет занимать должность или заниматься определенным видом деятельности на основании постановления суда.
Что нужно знать об электронных трудовых работникам
Подробно о сути изменений до 31 октября 2021 года вас должен проинформировать работодатель. Вкратце они следующие:
- Для уже работающих граждан переход на электронные трудовые является добровольным. Тем, кто решит обзавестись электронной трудовой (и напишет такое заявление), работодатель отдаст бумажную книжку на руки и больше не будет нести ответственности за ее хранение. Последняя запись в книжке при этом будет такой.
- Если есть желание сохранить документ в традиционном виде, об этом тоже нужно подать работодателю соответствующее заявление (в произвольной форме или на бланке, который даст ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник). Тогда работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.
- Те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будут иметь сразу электронную трудовую, бумажную им заводить никто не будет даже при их желании. Поступающим на первую работу в 2021 году бумажную трудовую еще могут оформить.
- При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. В таком же виде он будет выдавать вам ее при увольнении.
- Не нужно волноваться за сохранность сведений электронных трудовых книжек. ПФР гарантирует высокий уровень защищенности своих информационных систем. Фонд говорит, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
Документы при увольнении и трудоустройстве по ЭТК
При увольнении в 2021 году лица, выбравшего электронный вариант ведения трудовой книжки, в качестве документа, отражающего факт работы, он получит от работодателя документ, составленный по форме СТД-Р и содержащий сведения о трудовой деятельности за период работы у этого работодателя (ст. 66.1 ТК РФ). Сформирован этот документ может быть как на бумаге, так и в электронном виде. Выбор вида документа остается за работником.
При дальнейшем трудоустройстве форма СТД-Р предъявляется новому работодателю вместе с трудовой книжкой, отражающей места работы, предшествующие последнему месту труда (ст. 65 ТК РФ). Предъявление трудовой книжки для лиц, начавших свою трудовую деятельность до 2021 года, будет обязательным, так как только из нее работодатель сможет узнать:
- где именно, в какой должности (по какой профессии) и как долго работал работник до наступления 2021 года;
- какова величина его страхового стажа для целей исчисления платежей по больничному листу.
Трудовую книжку после ознакомления с ней и внесения сведений из нее в личную карточку работника, работодатель обязан вернуть этому работнику, не делая в ней каких-либо записей.
Заменить трудовую книжку могут сведения о трудовой деятельности, выданные ПФР, поскольку в формируемый фондом документ (он составляется по форме СТД-ПФР) должны войти данные о работодателях и периодах труда у них, собранные на индивидуальном лицевом счете будущего пенсионера за весь период ведения им трудовой деятельности (Приказ Минтруда России от 17.09.2020 № 618н). Сведения, составленные по форме СТД-ПФР, можно получить не только в самом Пенсионном фонде, но также в МФЦ и через единый портал госуслуг (ст. 66.1 ТК РФ) и сделать это, находясь на удалении от региона последнего места работы. Документ, оформленный по данным ПФР, останется у работодателя.
Ведение ЭТК при сохранении бумажного варианта
Выбор работником бумажного варианта ведения трудовой книжки не избавляет работодателя от необходимости подавать сведения о его трудовой деятельности в ПФР. Поэтому данные в базе, за формирование которой отвечает ПФР, в любом случае будут накапливаться, и это облегчит переход к ЭТК, если работник решит прекратить использование бумажного варианта трудовой книжки.
Лица, не отказавшиеся от ведения трудовой книжки на бумаге, обязаны предоставлять этот документ работодателю при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ), а работодатель обязан хранить его у себя, оформлять в нем записи, отражающие кадровые события и возвращать работнику при увольнении (ст. 66 ТК РФ). При ведении бумажной трудовой книжки у работодателя не возникает необходимости создавать при увольнении документ по форме СТД-Р.
Что такое ЭТК и для чего она нужна?
В законодательстве не существует выражения «электронная трудовая книжка». В официальных документах используют термин «сведения о трудовой деятельности работника». В перечень СТД, отправляемых в ПФР входят:
- ФИО и дата рождения работника;
- даты заключения и расторжения ТД;
- тип кадрового мероприятия;
- вид занятости;
- название должности;
- основание для приема, увольнения или перевода работника с указанием даты, номера и наименования документа;
- причины прекращения трудовых отношений.
Именно эти данные работодатели начали с февраля 2020 года направлять в Пенсионный фонд в виде отчета по форме СЗВ-ТД. Они обязаны это делать, даже если работник хочет оставить ТК в бумажном виде. Переданная информация аккумулируется и хранится на серверах Пенсионного фонда, и работодатель не имеет возможности ее просматривать и вносить изменения.
Как видно из статьи 66.1 ТК РФ, работодатели освобождены от обязанности заводить ТК устаревшего формата на работников, трудоустроенных впервые после 01.01.2021. Но сотрудник, официально приступивший к работе до конца 2020 года, должен написать заявление в одном двух вариантов:
- о том, что он не хочет отказываться от документа, подтверждающего его трудовую биографию. Следует принимать во внимание, что в дальнейшем работник может изменить свое решение в любое время и оповестить об этом работодателя.
- о желании перехода на передачу СТД по статье 66.1 ТК РФ. В таком случае передумать и вернуться от электронной трудовой книжки к прежнему формату он не сможет.
Работодатель обязан отдать ТК сотрудникам, заполнившим заявление о представлении СТД в электронном виде. С момента получения документа работник отвечает за его сохранность сам.
Отчеты, касающиеся СТД персонала, работодатель формирует с помощью программ автоматизации кадрового учета или бесплатного ПО на сайте ПФР.
Что предписывают новые законы
Согласно первому законопроекту, работодателю необходимо создать базу данных, в которой будет храниться информация о каждом работнике, то есть, профессия, сколько лет работает, по какой причине был уволен, куда переведен, каким образом был поощрен или наоборот, наказан руководством предприятия и так далее. Если трудовой договор будет разорван, в сведениях должна быть указана его причина. Всю эту информацию работодателю необходимо предоставлять в систему Пенсионного Фонда.
Другой законопроект обязывает работодателей, начиная с 2020 года передавать Пенсионному Фонду такие же данные о работе лиц, имеющих страховку. Те, кто захочет, чтобы вся информация о нем по-прежнему велась традиционным способом, должны уведомить об этом соответствующим заявлением до конца следующего года. Тогда в 2021 году новые трудовые книжки для них вводить не будут. Остальным же работникам выдадут бумажные книжки, а сведения о трудовом стаже будет учитываться в электронном виде. Для поступающих на работу впервые будут сразу заводить электронный вариант трудовой книжки.
Также последний закон предусматривает административную ответственность за несвоевременное предоставление информации о работниках или за неполные, или неточные данные.