Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Условные обозначения в табеле учета рабочего времени». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Коды в табеле учета рабочего времени, обозначение (примеры) некоторых показателей

Поскольку от сведений, внесенных в табель учета рабочего времени напрямую зависит начисление заработной платы сотрудникам, правильность его заполнения и соответствия установленным требованиям проверяет как налоговая служба, так и специалисты ФСС и ГИТ.

Важно правильно обозначать в табеле время работы сотрудников, для которого предусмотрено сразу несколько обозначений:

• «Я» или «01» означает работу в обычное дневное рабочее время;

• «Н» или «02» — работа в ночное время;

• «РВ» или «03» — выход на работу в выходные и праздники;

• «С» или «04» — сверхурочные часы работы;

• «ВМ» или «05» — вахтовая работа.

Сведения, которые содержатся в бланке, могут быть необходимы следующим категориям лиц и инспекций:

1. Бухгалтеру предприятия для расчета всех выплат, которые положены персоналу за прошедший период (зарплата, командировочные, отпускные и прочие).
2. Представителю Федеральной налоговой службы РФ с целью проверки правильности определения налоговой базы для расчета налогов, страховых взносов и их корректного начисления.
3. Проверяющему от фонда социального страхования населения – корректность начисления социальных пособий.
4. Инспектору по труду для выявления возможных нарушений прав работающих граждан страны.
5. Росстат – с целью сбора статистических данных.

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени

В ведении табеля есть свои особенности:

• Чтобы продемонстрировать каждодневные затраты трудового времени за полный месяц на одного служащего в таблице выделено:

1. 2 строчки (гр. 4, 6) в ф. Т-12;
2. 4 строчки (гр. 4), по 2 строки на 2 недели и соответствующее количество граф (15, 16), в ф. Т-13.

Число граф может быть увеличено для аккуратности внесения дополнительных сведений. В гр. 4 и 6 обоих табелей в самой верхней строчке должны быть записаны коды затрат трудовых часов, а внизу пишется количество фактически не/отработанного времени на определенный день.

• Все служащие организации имеют личный табельный номер, используемый в бумагах, касающихся их работы и ее оплаты. Что касается совместителей, приходится закреплять за ними сразу 2 номера, потому что на них должен быть составлен стандартный пакет документов по трудоустройству. Трудовое время будет учитываться раздельно по обоим табельным номерам.
• Верхние строчки в графах 5, 7 (форма Т-12) заполняются данными о числе дней, которые сотрудник полностью отработал. Нижние строчки — для раб. времени за период (в часах).
• Кадровый служащий по окончании каждого месяца получает от сотрудников, которые вели табели, готовые отчеты. Его задача будет сравнить сведения в отчетах с информацией из отдела кадров. При необходимости он указывает причины, почему работник не приходил на службу. Также он проверяет, когда сотруднику давали отпуск, когда он получал командировочные. Целью такой сверки является уточнение, какие часы были пропущены по уважительной причине, а какие считать за прогул.
• Учет времени может быть проведен двумя способами:

1. учет приходов на работу и пропущенных смен,
2. учет исключительно особых ситуаций (прогулов, задержек, сверхурочного времени).

• Если кто-то из служащих был уволен, его табельный номер убирают из списка в след. месяце после его ухода.
• При приеме в компанию новых работников их табельные номера заносят в базу данных в этом же месяце.
• Записи в табеле делаются только при наличии подтверждающих документов:

1. об отсутствии в раб. время сотрудника,
2. о выходе служащего на неполный день,
3. о переработках (инициированных нанимателем или самим работником),
4. об уменьшении числа рабочих часов.

• Данные о пропусках смен, указанные в днях, кодируются и заносятся в верхнюю строку графа, нижние не подлежат заполнению.
• При заполнении ф. Т-12 табеля раздел второй «Расчеты с персоналом по оплате труда» на аналогичный для всех служащих вид оплаты и корр. счет используются гр. с 18 по 22. Если для отдельных сотрудников они различны, применяются гр. с 18 по 34.
• При внесении сведений для вычисления суммы зарплаты в ф. Т-13:

1. для одинаковых оплаты и корр. счета для всех служащих используются «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» над табличкой с гр. 7-9 и гр. 9 (без заполнения гр. 7,8);
2. для различных выплат и корр. счетов для служащих применяются гр. 7-9. Дополнительное поле с такими же No граф пригодится для сведений по типам оплаты, если их более 4.

Пошаговый алгоритм заполнения

Табель формы № Т-12 содержит по две строки в 4-6 столбцах.

Верхняя предназначена для введения буквенного обозначения деятельности сотрудника, а нижняя – количества отработанных часов.

Для проставления кода должны быть веские основания, подтверждаемые документально.

Давайте разберемся, как проставить больничный в табеле.

Для этого нужно выполнить три действия:

1. Выбрать принятое обозначение. В данном случае это буква «Б».
2. Написать код в верхней строке таблицы в дни отсутствия сотрудника. Если неизвестны причины невыхода или невозможно подтвердить их справками от врача, ставится код «НН».
3. Определить итоговое число отработанных дней и часов. Специалист должен суммировать цифры, отмечаемые во второй строке граф 4-6, а результаты записать в столбцы 5 — 13.

При расчете не учитываются:

• выходные дни;
• прогулы;
• неявки по временно неопределенным причинам;
• дни отсутствия по болезни;
• командировки.

Количество дней невыхода на работу определяется индивидуально и отмечается в столбцах 14-16. После этого суммируется общее количество выходных и проставляется в графе 17.

Отражение листков болезни

Вести табель обычно уполномочен один специально назначенный сотрудник. Как в табеле отметить больничный лист? Обычно больничные отмечают в табеле формы Т-12, так как Т-13 предназначена только для учета фактически отработанного времени, а Т-12 также для всех предназначенных работнику выплат.

Существует несколько видов отметок – буквенных или цифровых кодов в табеле по поводу больничного. Отражать больничный в табеле учета рабочего времени можно такими обозначениями:

• «Б» или «19». Проставляют, если больничный оформлен на работника и ведущий табель знает о его существовании. Даже если он не закрыт в отчетном месяце;
• «Т» или «20». Отмечают дни, когда работник отсутствует по больничному листу, оформленному вследствие бытовой травмы, болезни члена семьи, ухода за родственником сотрудника, а также дни, пропущенные из-за карантина;
• «НН» или «30». Может быть проставлен, если работник не сообщил о причине отсутствия, но возможно, это будет именно больничный. По сути код означает невыясненную причину отсутствия. Далее может быть внесена корректировка.

Также см. «Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени».

Остальные обозначения и коды в табеле

Для более быстрого и удобного заполнения табеля была разработана и утверждена система обозначений. Они отражают режим труда и отдыха и прочие нюансы. Предусмотрено 36 обозначений. Но порой и этого количества недостаточно для того, чтобы точно отобразить всю информацию о сотруднике.Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Наименование	Буквенное обозначение	Цифровое обозначение
1	Дневное и вечернее время работы	Я	01
2	Ночное время работы	Н	02
3	Работа по выходным и праздникам	РП	03
4	Сверхурочная работа	с	05
5	Командировка	К	10
6	Основной отпуск	от	14
7	Дополнительный отпуск	од	15
8	Учебный отпуск	У	16
9	Сокращенное время работы для учащихся	УВ	17
10	Дополнительный учебный отпуск без сохранения оплаты труда	УД	18
11	Отпуск по беременности и родам	р	19
12	Отпуск по уходу за ребенком (с частичной оплатой)	оч	20
13	Отпуск по уходу за ребенком (неоплачиваемый)	ож	21
14	Неоплачиваемый отпуск	до	22
15	Неоплачиваемый отпуск по причинам, установленным законом	ОЗ	24
16	Больничный	Б	25
17	Неоплачиваемая нетрудоспособность	т	26
18	Часы сокращения работы	лч	27
19	Простои (по причинам, не связанным с работником)	вп	28
20	Неявка по причинам, установленным законом (с сохранением оплаты труда)	г	29
21	Прогулы без уважительной причины	ПР	31
22	Неотработанные часы (если работодатель установил неполный рабочий день)	НС	32
23	Выходные дни	в	33
24	Забастовки	ЗБ	34
25	Неявки по неясным причинам	НН	35

В таблице рассмотрены чаще всего используемые условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Более подробное описание и полный перечень обычно располагаются на первом листе бланка. Это позволяет легче ориентироваться в обозначениях и определить, в какой ситуации что ставить в ячейку.

Заполняем табель учета рабочего времени с умом

Существует также метод регистрации отклонений. Он применяется, когда рабочий день имеет одинаковую продолжительность на протяжении всего периода. В этом случае отмечаются только нестандартные ситуации, то есть неявки, сверхурочная работа, командировки и т. п. При использовании такого метода затрачивается намного меньше времени, а итоговый результат получается одинаковым в обоих случаях.

На листе это выглядит следующим образом: в верхней строчке проставляются сведения об отсутствии сотрудника на рабочем месте — В, К, ОТ, НН, ПР, Б и другие. Нижняя строчка остается пустой. Ведь при окончательном подсчете отработанного времени нули значения не имеют, а при одинаковой длительности рабочего дня остается только выполнить простейшие действия: посчитать количество пустых клеток в верхней строке (это явки) и умножить на количество часов.

Этот метод более удобен для опытных кадровиков и бухгалтеров. Также он хорошо подходит для небольших организаций, где численность персонала маленькая. Если ваше руководство не знает о более простой системе учета рабочего времени, то самое время предложить это им.

Можно ли использовать свои сокращения и расшифровки

Многие специалисты интересуются, можно ли добавить свои коды для табеля учета рабочего времени 2019. При необходимости предприятие вправе самостоятельно дополнить принятые сокращения (согласно статье Приказа Минфина России от № 52н).

Например, для обозначения отпускного периода должен быть проставлен код «О» — очередные и дополнительные отпуска или «ОР» — по уходу за ребенком. Для удобства и разграничения видов отпусков специалисты вводят в обозначение «ДО», что означает отпуск за свой счет, в табеле учета рабочего времени обозначение достаточно часто используется. Или «КР» — перерыв на кормление ребенка.

При введении дополнительных значений необходимо издать приказ об утверждении обозначений, закрепив, таким образом, новые коды и их расшифровки движений служащих на рабочем месте в локальных нормативных документах.

Общие правила ведения табеля рабочего времени

На законодательном уровне ведение табельного учета обязательно для предприятий всех форм собственности. Наличие в штате организации хоты бы одного наемного сотрудника создает необходимость ведения табеля.

Табель — бланк, утвержденный на государственном уровне отражающий данные о явке трудящегося на работу и причины его отсутствия.

Ведение табельного учета позволяет быстро решать следующие задачи:

• четко контролировать рабочее и нерабочее время по каждой штатной единице;
• проверять соблюдение трудовой дисциплины. Это происходит благодаря скрупулезной фиксации опозданий, затянувшихся перерывов, не явок по различным причинам;
• исчислять сумму заработной платы за календарный период. Документ позволяет доказать правильность ее начисления;
• данные ведомости позволяют быстро получить всю информацию, необходимую для составления отчетности;
• легко обосновать штрафы, наложенные на сотрудника за нарушение графика явки на рабочее место.

Госкомстатом в 2004 году были предложены унифицированные формы для учета рабочего времени:

Документы для скачивания (бесплатно)

• Табель учета рабочего времени. Форма Т13
• Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Начиная с 2013 года, их использование не является обязательным. Унифицированные формы очень удобны, поэтому продолжают повсеместно использоваться, по сей день.

Заполнение форм можно осуществлять двумя методами:

• сплошная регистрация. Сотрудник кадровой службы заполняет каждый день табеля. Делается это при помощи буквенного или цифрового кода, с указанием количества часов;
• фиксация отклонений. Данный способ позволяет отмечать только дни, в которых произошло отклонение, от установленного графика. При этом используется только буквенная кодировка. Отмечаются исключительно опоздания, отпуска, больничные листы, работа в ночное время и другое.

Документы, определяющие учетную и кадровую политику предприятия, должны четко фиксировать методы ведения табеля, а также используемые коды и их расшифровка.

Ответственный за составление табеля работник назначается отдельным приказом. Если приказ не издан, обязанность прописывается в трудовом контракте. Без назначения, требование от сотрудника ведение табельного учета, является неправомочным. Для выполнения этой функции администрация предприятия может определить любого работника.

Заполненный документ передается для утверждения директору организации. После подписания руководителем табель направляется в бухгалтерию. При наличии большого количества структурных подразделений, круг лиц, подписывающих ведомость, может быть расширен.

Ведомость учета рабочего времени может заполняться следующими способами:

1. Вручную. Табельщик ежедневно делает соответствующие пометки в установленной форме.
2. Автоматизировано. Информация заносится в специальную программу, а табель распечатывается на конец месяца.

К заполнению табеля нужно отнестись со всей ответственностью, так как это первый документ, который затребует трудовая инспекция при проверке.

При заполнении ведомости необходимо соблюдать следующие правила:

Читайте так же: Правила оформления отпуска за ненормированный рабочий день согласно ТК РФ

• все изменения относительно личного состава (добавление сотрудника, изменение фамилии и тому подобное) должны сопровождаться приказом;
• документ оформляется в единственном экземпляре;
• если документ заполняется вручную, можно использовать чернила только черного и синего цвета;
• открывается табель не позднее 2-3го числа текущего месяца;
• закрывается табель в последний день отчетного месяца;
• для каждой штатной единицы отводиться отдельная графа. Следует полностью прописывать имя и отчество работника, во избежание путаницы между однофамильцами. Желательно, чтобы в ведомости был прописан табельный номер трудящегося;
• в горизонтальные ячейки напротив фамилий вноситься информация о явках, неявках и отработанных часах;
• каждый столбец табеля равен определенному дню месяца;
• заполнение табеля производится каждый день. Основанием для заполнения ячеек являются приказы, докладные записки и прочая служебная информация;
• при обнаружении ошибки после закрытия табеля необходимо оформить корректировочную форму. Она отражает только внесенные изменения.

Без подписи табельщика и руководителя организации, табель считается недействительным.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году

В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.

Вы можете найти нужный код при помощи таблицы.

Коды для табеля учета рабочего времени (2020 г.) — полный список буквенных и цифровых символов — содержатся на первой странице формы Т-12.

	Код
буквенный	цифровой
Продолжительность работы в дневное время	Я	01
Продолжительность работы в ночное время	Н	02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни	РВ	03
Продолжительность сверхурочной работы	С	04
Продолжительность работы вахтовым методом	ВМ	05
Служебная командировка	К	06
Повышение квалификации с отрывом от работы	ПК	07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности	ПМ	08
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением	У	11
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы	УВ	12
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы	УД	13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет	ОЖ	15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя	ДО	16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации	ОЗ	17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы	ДБ	18
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия, согласно законодательству	Б	19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством	Т	20
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством	ЛЧ	21
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе	ПВ	22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству	Г	23
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)	ПР	24
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством	НС	25
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни	В	26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)	ОВ	27
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)	НВ	28
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)	ЗБ	29
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН	30
Время простоя по вине работодателя	РП	31
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника	НП	32
Время простоя по вине работника	ВП	33
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием), в соответствии с законодательством	НО	34
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы	НБ	35
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы	НЗ	36

Используемые в табеле учета рабочего времени обозначения

Порядок заполнения форм Т-12 и Т-13 отличается несущественно. Поэтому можно выделить основные обязательные моменты, которые должны учитывать сотрудники кадрового отдела:

• в каждом табеле указывается основная информация о предприятии — наименование, организационно-правовая форма (например, ООО), код по ОКПО и т.д.;
• для каждого табеля указываются его реквизиты — порядковый номер документа (как правило, по числу месяца), дата составления, отчетный период;
• сведения о сотруднике (Ф.И.О., должность, структурное подразделение) должны соответствовать штатному расписанию;
• несмотря на наличие рекомендованных граф в формах Т-12 и Т-13, предприятие может самостоятельно дополнять указанные таблицы, закон этого не запрещает.

Рекомендуем ознакомиться с образцом заполнения табеля учета рабочего времени.

Согласно статье 9 Федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011, с 2014 года коммерческие организации сами выбирают формы первичной документации. В нашем случае это Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1от 05.01.2004. Первую ведут вручную, вторую — с применением средств автоматизации. Подробно об их заполнении мы уже рассказывали в отдельной статье о заполнении.

Бюджетные же учреждения должны использовать официально утвержденные регистры (о них подробнее узнайте из Приказа Минфина России от 30.03.2015 №52н).

ВАЖНО! Следует учесть, что условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2021 году отличаются в зависимости от того, является организация бюджетной или коммерческой. Это значит, что коды для Т-12 и Т-13 различаются.

В ячейках, соответствующих каждому дню месяца, ставятся буквы или цифры. Это код или обозначение в табеле учета рабочего времени Т-13 и Т-12 факта присутствия работника на рабочем месте или отсутствия (и его причины).

Госучреждения пользуются документом по ОКУД 0504421, и к нему Приказом Минфина России №52н от 30.03.2015 утверждены иные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2021 году (форма 0504421): они отражены в таблице:

Показатель	Код
Трудовая деятельность в нерабочие, выходные и праздничные дни	В
Осуществляемая ночью	Н
Осуществление государственных обязанностей	Г
Ежегодный, очередной или допотпуск	О
Временная нетрудоспособность (включая нетрудоспособность, вызванную будущим материнством, и режим самоизоляции)	Б
Отпуск, предоставляемый в связи с необходимостью осуществления ухода за малолетним ребенком	ОР
Сверхурочная трудовая деятельность	С
Прогул	П
Отсутствие на месте осуществления трудовой деятельности, неявка на работу по причинам, остающимся невыясненными	НН
Служебная поездка, командировка	К
Отсутствие на работе, неявка с разрешения работодателя, администрации компании	А
Учебный допотпуск	ОУ
Выходные, предоставленные в связи с обучением	ВУ
Замещение в 1–3 классах	ЗН
Замещение, производимое в группах продленного дня	ЗП
Замещение, осуществляемое в 4–11 классах	ЗС
Трудовая деятельность, осуществляемая в нерабочие дни (праздники и на входных)	РП
Часы, фактически отработанные	Ф

Коды для Табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени может иметь разную форму. Можно выбрать форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (формы Т-12, форма Т-13). Можно взять форму, утвержденную приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Можно разработать форму самостоятельно.

Сейчас формы первичных учетных документов из альбомов унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Коммерческие организации вправе разработать и утвердить свою собственную форму с собственными буквенными или цифровыми обозначениями. Бюджетные учреждения должны использовать формы, официально утвержденные Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

На практике почти все используют формы, которые «зашиты» в бухгалтерские программы или есть в общем доступе в интернете. Это формы Т-12 и Т-13.

Формы табелей учета рабочего времени Т-12 и Т-13 утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004.

Похожие записи:

• Справка по форме 2-НДФЛ: что это и зачем нужна
• Как выйти из ипотеки при разводе?
• Регистрация дома на садовом участке