Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как личный бизнес-ассистент может повысить вашу эффективность на 40%?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Представим на минутку, что на позиции помощника в одной организации вы работаете уже не первый год. Основные задачи усвоены, должностные обязанности вы знаете, как «Отче Наш», скорость их исполнения доведена до предельного максимума, работа с руководителем приносит вам удовлетворение, взаимоотношения с коллегами – дружелюбны, с той степенью субординации, что работать всем комфортно и удобно…
Где искать ассистента?
Мой наем занял около двух месяцев. Естественно, это очень индивидуальная история, некоторые руководители ищут своего BA годами. В чем могут быть сложности? Вы недостаточно четко описали идеального ассистента, у вас очень необычные требования или сам процесс поиска надо подредактировать.
Харитон к любому из своих проектов относится как к продукту. Поиск ассистента не стал исключением. Он долго описывал желаемый конечный результат нашего с ним взаимодействия.
Отбор бизнес-ассистента состоял из нескольких этапов.
Понять, как искать
- Консультация с людьми, у которых уже есть бизнес-ассистент
- Консультация с теми, кто занимает ту же или смежную позицию
Права и ответственность ассистента руководителя
Сказав об обязанностях ассистента главы компании, нельзя не сказать о его правах. Чтобы такой специалист выполнял свои прямые обязанности качественно, следует отразить в его должностной инструкции следующие права:
-
Предлагать способы улучшить свою работу, усовершенствовать бизнес-процессы во всей компании.
-
Требовать соблюдать права, установленные трудовым договором, и добиваться обеспечения подходящих условий для работы.
-
Принимать только те решения, которые входят в компетенцию ассистента руководителя.
-
Получать нужные данные и документы, требующиеся для исполнения должностных обязанностей.
Зарплата ассистента руководителя
Глава компании или подразделения начинает нуждаться в персональном ассистенте, когда:
-
на предприятии образуется два или более уровня подчинённости;
-
управленцу приходится поддерживать множество контактов за пределами организации.
Однако по факту у всех руководителей сегодня есть персональные помощники. Потребность в них тем сильнее, чем более крупные задачи берёт на себя компания и чем шире масштаб её деятельности. Предприниматели прекрасно осознают, насколько важен такой работник и для них лично, и для всей корпорации.
Зарплаты ассистентов разнятся в зависимости от их рабочего функционала и планки требований:
-
Базовые секретарские функции плюс обязанности офис-менеджера: $ 1 500–2 000.
-
В дополнение к ним — административное сопровождение, отдельные личные поручения начальника: $ 2 000–3 000.
-
Сверх этого — внедрение инноваций, ведение проектов и курирование работы со всеми партнёрами, исполнение всех личных поручений шефа: $ 3 000–5 000.
-
Помимо перечисленного, также персональное сопровождение руководителя на встречах, разряд по единоборствам и стрельбе, профессиональная спортивная подготовка: $ 5 000–6 000.
Кто такой личный ассистент и чем он занимается?
Персональный или личный ассистент – это специалист, который занимается решением рабочих и личных вопросов руководителя. Например, ведет календарь, напоминает о встречах и переговорах, контролирует дни рождения близких людей и помогает выбирать им подарки.
В должностные обязанности ассистента руководителя обычно входит:
|
Деловые задачи |
Личные поручения |
|
|
Что нужно знать / изучать
Хороший секретарь всегда найдёт для себя достойно оплачиваемую вакансию, чтобы стать таковым необходимо многое выучить:
-
Делопроизводство. Такому сотруднику в первую очередь необходимо знать, как обращаться и подготавливать различную документацию. Данное направление в этом начинании будет полезно в наибольшей степени. При этом стоит познакомиться со всеми основными видами работы с документацией – созданием, организацией её движения и учёта, а также архивации.
-
Тайм-менеджмент. Секретарь может работать очень интенсивно, важно умение грамотно организовать свой и чужой график. Технологии и методы тайм-менеджмента очень помогают в этом. Поэтому вам желательно ознакомиться с таковыми и научиться применять их на практике. Надо уметь анализировать свои/чужие временные затраты, составлять график, расстанавливать приоритеты и т.д.
-
Русский язык. Ведения деловой переписки зачастую делегируется от начальства секретарю. Глупые ошибки могут привести к искажению смысла написанного и снижения доверия к организации. Так что вам надо уметь писать правильно и познакомиться с нормами этой самой деловой переписки.
-
ПО. Данный специалист много работает за компьютером и ему надо уметь обращаться со стандартным пакетом офисных программ. Главным образом это MS Word и Excel. В первом надо уметь подготовить документ в соответствии с нормами компании и регулирующих органов. Второй используется для составления различных отчётов, сводок, ведомостей, графиков и других полезных документов.
-
Мессенджеры. Организация встреч и связи для руководства часто является задачей секретаря. Научитесь владеть подобными программами – вести переписку, добавлять участников в чат и создавать видеоконференции. В особенности обратите внимание на корпоративные варианты ПО. Для начала можно присмотреться к наиболее популярным на рынке приложениям.
-
Оргтехника. Секретарю недостаточно уверено владеть только компьютером. Обязательно нужно уметь обращаться с принтерами, копирами и факсом. То есть распечатать бумаги, переслать их и уничтожить.
-
Английский. Большой плюс в поиске работы по данному профилю, который положительно сказывается на уровне зарплаты, владение иностранными языками. Например, для перевода документов и ведения всё той же деловой переписки. Сейчас это преимущественно английский, но в зависимости от сферы бизнеса вполне может пригодиться иной язык. К примеру, в области грузоперевозок вполне пользуются спросом специалисты со знанием китайского или немецкого.
Зачем нужен ассистент руководителя
В сутках всего 24 часа, из которых минимум 7–8 необходимо выделять на сон, поэтому, если у руководителя фирмы несколько встреч, важных звонков и конференций в день, необходимо нанять помощника. Грамотный ассистент сумеет:
- Решать организационные вопросы. Помощник освободит время, которое ранее уходило на переписку и чтение писем, мониторинг социальных сетей, звонки партнерам и клиентам, заказ столиков в ресторане, машин, билетов. Теперь все эти простые, но требующие большого количества энергии задачи, будет выполнять конкретное лицо. У руководителя появится время на реализацию более сложных проектов, связанных с применением исключительно профессиональных навыков и знаний.
- Высвободить время руководителя на личные дела. Если жена и дети видят мужа и отца исключительно несколько минут перед сном и утром за завтраком, пора нанимать помощника. Карьера почти никогда не заменяет личную жизнь, какой бы успешной она ни казалась. Человеку необходимо отдыхать, общаться с близкими и родными. Если он этого не делает, произойдет отдаление от родственников, отношения станут более холодными, а также появится риск выгорания. Личный помощник упростит работу, позволит позабыть о необходимости контроля за мелочами, без которых деятельность компании невозможна.
- Повысить имидж руководителя и компании в целом. У каждого «серьезного» босса есть тот, кто заказывает ему такси, пиццу, приносит кофе, распоряжается о переговорах, обзванивает клиентов и сотрудников, ведет простую документацию. В глазах партнеров наличие помощника заметно повышает статус руководителя, показывает его значимость. В современных условиях нет ничего дороже свободного времени. Наем помощника показывает окружающим, что руководящее лицо умеет ценить свое время, а значит, не будет говорить голословно и назначать пустых встреч.
Уровень оплаты труда ассистента зависит от его компетенций. Так, если руководителю нужен секретарь, отвечающий на звонки и подающий напитки, то это один уровень зарплаты, а если необходим человек со знанием нескольких языков, в совершенстве владеющий всеми офисными программами, разбирающийся в работе компании или готовый быстро всему обучиться – заработная плата будет совсем другой.
Для определения размера заработной платы, которую планируется назначить помощнику, разумно обратиться на сайты, где собраны аналогичные предложения. Отталкиваясь от этих требований, удастся сформировать собственное представление о достойной оплате труда.
Важно понимать, что слишком низкая заработная плата привлечет только новичков без опыта работы, а чересчур высокая – насторожит. Возможно, потенциальные кандидаты сочтут подобное объявление недостоверным.
Разумно брать помощника на средний по региону оклад с условием, что при хорошей обучаемости и повышении уровня его компетенций оклад будет увеличен. Людей совсем без опыта брать рискованно, поскольку нельзя исключать, что после прохождения обучения они уйдут к конкурентам. К тому же неопытный ассистент способен бросить тень на репутацию руководителя – этого нужно избегать всеми силами.
Где искать ассистента?
Помощника можно искать через специальные биржи, где собраны все объявления соответствующей категории. Кроме того, к поиску можно подключить знакомых и партнеров. Иногда хорошие, во всем разбирающиеся люди, легко обучаемые и чрезвычайно коммуникабельные, приходят по объявлению. Но подобное, скорее, редкость, чем правило, поэтому на поиск подходящей кандидатуры может уйти от нескольких недель до нескольких месяцев.
Поскольку взаимодействовать с ассистентом руководителю придется чаще, чем остальным сотрудникам, лучше проводить отбор лично. Чтобы это не занимало много времени, всех кандидатов лучше пригласить в один и тот же день.
Поиском помощников также занимаются специальные агентства. Если нет желания или времени, можно обратиться к ним, выслав список требований и качеств, которые руководитель желал бы видеть в человеке, достойном стать его помощником.
Возможно, следует попросить совета у партнеров или же обратить внимание на кого-то из сотрудников, который за дополнительную плату или в случае повышения в должности согласится выполнять такую работу.
Как проходить собеседование?
Выходя на контакт с кадровым агентством, нужно иметь в виду, что с первых секунд знакомства уже происходит оценка будущего сотрудника.
Для выявления определенных качеств характера кандидата тестируют методиками, психологическими опросниками. Это важно для понимания того, сможет ли человек справиться с этой должностью, найдет ли общий язык с руководителем.
Важно! Все цели бизнес ассистента не поддаются конкретизации и полному описанию на собеседовании. Важно быть готовым к непредсказуемости.
Перед собеседованием рекомендуется тщательно изучить особенности данной фирмы и ее директора, поискать интервью. Следует обдумать небольшой рассказ о себе, о своем семейном и профессиональном положении. Успешность собеседования зависит от умения себя подать.
Не рекомендуется по пунктам излагать все свои преимущества и функции — это все уже имеется в резюме. Лучше сказать о том, какие плюсы благодаря вам может получить компания и руководитель. Подчеркивайте победы на предыдущей должности, расскажите о своих достижениях.
Плюсом будет короткий рассказ о причинах ухода с прежней должности. Следует припомнить те проблемные ситуации, в которых вы проявили свои лучшие черты.
Типичными ошибками на собеседования являются негативные отклики о предыдущем руководителе, опоздание или сленговая речь. Минусом служит также рассеянность, отсутствие внимательности.
Какие функции в компании выполняет помощник руководителя?
Обязанности ассистента определяются штатным расписанием. В перечень может входить:
- организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя (рабочее место, канцелярия и т. д.);
- прием входящей корреспонденции;
- подготовка документов на подпись начальнику;
- распределение документооборота по соответствующим отделам;
- подготовка материалов, необходимых для работы руководителя;
- контроль продвижения актуальных проектов по согласованному плану;
- сбор, обработка и представление информации, необходимой для принятия управленческих решений и доведения их до ведома персонала;
- выполнение служебных поручений начальства;
- составление писем, отчетов, запросов по отделам предприятия, а также ответов и коммерческих предложений;
- подготовка заседаний, селекторов, собраний разного уровня (включая подбор места, техническое обеспечение, уведомление участников и т. д.);
- контроль исполнения распоряжений персоналом;
- прием предложений и пожеланий работников с целью их структуризации и подачи на рассмотрение руководству;
- формирование дел и их сдача в архив;
- проведение встреч и телефонных переговоров;
- ведение контрольно-регистрационной картотеки и многое другое.
Личные убеждения и выбранная модель поведения ассистента не должны противоречить предпочтениям руководителя, иначе эффективного взаимодействия не получится. Помощнику нужно подстраиваться под особенности характера начальника, его расписание и требования.
Чтобы взаимодействие было максимально эффективным, ассистент руководителя должен обладать следующими качествами:
— стрессоустойчивость (личному помощнику чаще других придётся сталкиваться с гневом и недовольством начальника, он должен всё это выдерживать и сохранять настрой на работу);
— многозадачность (часто придётся выполнять несколько дел одновременно, помощник должен помнить обо всех задачах и ничего не терять);
— оптимистичный настрой (работа ассистента предполагает множество неожиданностей и форс-мажоров, если каждое такое событие он будет воспринимать как провал, то долго не продержится, выгорит; он должен относиться с позитивом ко всему и не терять надежды на лучшее);
— обучаемость (помощнику придётся искать разные данные для руководителя, поэтому ему нужно уметь быстро осваивать новую информацию и разбираться в темах, с которыми ещё не приходилось работать).
Личные качества специалиста
Работа персональным помощником руководителя очень специфична и сложна. Поэтому справиться со всеми обязанностями должности может только тот человек, который по своему темпераменту и модели поведения схож с руководителем. Ассистент директора должен быть гибким, чтобы подстроиться под настроение начальника, его график работы, личные интересы и предпочтения. Только полное и безоговорочное подчинение, а не диссонанс с шефом, помогут стать настоящим профессионалом в этой области.
Чтобы быть помощником ТОП-менеджера, необходимо иметь следующие качества:
- Стрессоустойчивость и умение не принимать любые высказывания руководителя на свой счет.
- Многозадачность. Это качество необходимо любому ассистенту, так как без него контролировать множество дел просто невозможно.
- Образованность и начитанность: любой руководитель хочет видеть в своем окружении представительских людей.
- Позитивное отношение к жизни — так как четко разграничить обязанности помощника руководителя невозможно, он должен позитивно относиться к своей работе, даже если она кажется несущественной. Ненормированный график, перепады настроения начальства, критика и зависеть со стороны подчиненных — без позитивного настроя избежать эмоционального выгорания будет сложно.
- Гибкость. Интересы ТОП-менеджера могут меняться быстро, поэтому персональный ассистент должен быть обучаемым. Постоянное изучение бизнес-процессов, области, в которой существует предприятие, законодательных актов — именно таких кандидатов любят руководители.
Кто такой бизнес-ассистент и что он делает?
Это сотрудник, который помогает руководителю организовать работу и выполняет его поручения. В обязанности ассистента может входить решение личных вопросов начальника, но это не основной функционал.
Чем занимается бизнес-ассистент? Обычно в его должностные обязанности входит:
Напоминание о днях рождений партнеров и коллег.
Часто в обязанности бизнес-ассистента входит перевод документов с иностранных языков, чаще всего – с английского. В небольших компаниях он может заниматься поиском и наймом персонала, закупать товары для офиса, выполнять функции контент-менеджера (обновлять сайт организации).
Бизнес-ассистент – это профессия, которая требует от кандидата разнообразных знаний и навыков. С другой стороны, она помогает получить опыт во многих сферах. Может быть первой работой для молодого специалиста, которому сложно сразу устроиться по специальности.
Как стать бизнес-ассистентом?
Если нет опыта или высшего образования
При наличии опыта работы
Можно икать вакансии в небольших компаниях. С одной стороны, там обычно больше требований к бизнес-ассистенту и меньше зарплата. С другой стороны, выше шансы получить работу, в том числе новичку без высшего образования. Главное – быть готовым много работать и учиться. Также можно поискать удаленную работу в сервисах, предоставляющих услуги помощников.
Если вы уже работали с руководителями, имеете образование и знаете иностранные языки, то можно искать работу в крупных организациях. Это позволит больше зарабатывать. Важно правильно составить резюме и получить рекомендации с предыдущих мест работы. Это поможет заинтересовать работодателя.
Рекомендации, как пройти собеседование:
Подумайте, о чем вы спросите работодателя (условия труда, режим работы, оплата).
Спорим, что на вас, как помощника руководителя, уже неоднократно навешивали ярлыки.
Конечно, это обидно. Несмотря на то, что характеристика помощника как «секретаря» несет в себе определенную долю правды, такое описание полностью перечеркивает ценность всей вашей работы.
Возможно, более точным описанием могло бы стать:
Стратегический партнер. Доверенное лицо. Бизнес помощник. Профессиональный решатель проблем.
Только задумайтесь – множество организационных инструментов, приложения для создания записей, платформы для переговоров и электронные ежедневники привели к тому, что руководители сейчас стали гораздо более независимыми, чем когда-либо прежде. На самом деле, сегодня руководству нужно гораздо меньше, а вовсе не больше, помощников.
Но все же, сейчас помощников руководителя можно считать более ценными сотрудниками, чем несколько десятилетий назад.
Как такое могло случиться?
Все очень просто. Функции помощника трансформировались – теперь он не столько оказывает поддержку руководителю, сколько выполняет более стратегические задачи. Современные руководители обращаются к помощникам не за решением административных вопросов, а для получения стратегического совета, технической поддержки и критического анализа ситуации. Предполагается, что помощники должны разбираться в таких обширных областях, как управление проектами, планирование мероприятий и внутрикорпоративные коммуникации.
Столь ответственная должность требует обладания определенными навыками на уровне эксперта. Поэтому не важно, собираетесь ли вы строить карьеру в роли помощника руководителя или планируете использовать эту должность в качестве трамплина к работе своей мечты, есть определенный набор необходимых навыков, который поможет впечатлить начальство и принести максимальную пользу коллективу.