Как использовать проверочные листы ГИТ, чтобы подготовиться к проверке

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как использовать проверочные листы ГИТ, чтобы подготовиться к проверке». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. В помощь всем работодателям — сервис «Электронный инспектор»

2. Отберите чек-листы, которые будете использовать для самоконтроля

3. Чек-листы ГИТ (полный список)

4. По каким видам надзора будут заполнять листы?

5. А если объектов проверки несколько?

6. Коротко о проверках Роструда

7. Проверочные листы ГИТ: 133 чек-листа и онлайн проверка по охране труда

8. Как Роструд проверяет работодателей

9. «Электронный инспектор» в помощь работодателям

10. Что такое проверочные листы, как они помогут ИП и организациям, в чем их назначение

11. Надзорные каникулы продлили, но с нюансами

12. Какие претензии ГИТ суд признает необоснованными

13. Кого проверяют с использованием листов проверки

Проверочные листы – это список контрольных вопросов, по которым ГИТ проверяет работодателей при плановых проверках (приказ Роструда от 10.11.2017 № 655). Каждый чек-лист соответствует своей тематике проверки. Всего листов 107. По ним инспектор проверяет порядок приема на работу, изменение и прекращение трудовых договоров, порядок трудоустройства иностранцев и инвалидов, охрану труда.

В помощь всем работодателям — сервис «Электронный инспектор»

Роструд предлагает всем работодателям проверить себя при помощи онлайн-сервиса «Электронный инспектор». Для этого необходимо:

зайти в раздел «Пройти самопроверку» на официальном портале Роструда;
выбрать предмет проверки из предложенных;
подготовить определенный сервисом перечень документов;
ввести реальное или условное наименование предприятия;
ответить на вопросы проверочного листа.

В результате такой проверки работодатель получит:

Заключение с указанием нарушений по выбранной тематике (или будет сообщено об отсутствии таковых).
Помощь в устранении нарушений — будут предложены конкретные инструкции к действию, образцы и шаблоны документов.

Сервис пока что функционирует в пилотном режиме. В дальнейшем планируется обязательное его использование работодателями. Предприятие, успешно прошедшее проверку, получит декларацию, подтверждающую соблюдение законодательства о труде. Ее нужно будет подписать и направить в ГИТ. Таких работодателей намереваются освободить от выездных плановых проверок.

В случае выявления нарушений необходимо будет их устранить и пройти проверку еще раз. Никаких санкций на этом этапе работодателю не грозит.

Отберите чек-листы, которые будете использовать для самоконтроля

Чек-листы применяют в зависимости от специфики компании и категорий сотрудников. Например, если у вас не работают несовершеннолетние, то и проверочный лист по ним не понадобится. Выбирайте только те чек-листы, которые соответствуют вашей компании. Чек-листы по проверке приема или оформлению трудовых договоров пригодятся всем компаниям.

Если решите внести дополнительные сведения в проверочные листы, это не будет ошибкой. Можете оформить таблицу с вопросами, как вам удобно, удалить или добавить вопросы. Но если полностью измените чек-листы, то рискуете не заметить ошибки в документах.

В проверочных листах есть основные вопросы, на которые нужно ответить. Примеры утверждений из разных чек-листов – в таблице ниже. Если согласны с утверждением – ошибки нет и можете переходить к следующему пункту. Если нашли нарушение – отметьте его в чек-листе, чтобы потом исправить недочеты.

Чек-листы ГИТ (полный список)

Первый из способов подготовки к скорому посещению вас инспектором по труду – это скачать проверочные чек-листы ГИТ, которые на данный момент не обновлены в связи со вступившими в силу Правилами по охране труда, но в то же время продолжают действовать.

Тем не менее можно скачать подходящие конкретно к вашему предприятию и начать самопроверку по перечисленным документам в них.

Чек-листы по охране труда содержат полный перечень вопросов, который может интересовать инспектора, список документов и материалов, которые должны быть разработаны и внедрены на предприятии, для предоставления их в государственную инспекцию труда для ознакомления.

По каким видам надзора будут заполнять листы?

Проверка проводится на основании распоряжения или приказа руководителя, заместителя руководителя органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля. Типовая форма распоряжения или приказа устанавливается федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством РФ. В этих формах (обычно в п. 5) прописываются и виды надзора, по которым заполняются проверочные листы.

Когда в приказе предусмотрено проведение федерального государственного надзора без указания конкретных видов, заполнению подлежат все проверочные листы.

В случае если в приказе предусмотрено проведение федерального государственного надзора в части отдельных его видов (так, у Росприроднадзора это может быть земельный, геологический надзор и т. д.), то, во-первых, заполняется форма проверочного листа по общим вопросам федерального государственного экологического надзора, а во-вторых, соответствующие формы по видам надзора.

А если объектов проверки несколько?

Место проведения плановой проверки с заполнением проверочного листа и (или) используемые юридическим лицом проверяемые производственные объекты обычно указываются в п. 4 формы проверочного листа. При проведении проверки по нескольким адресам или в отношении нескольких производственных объектов все они должны быть названы в проверочном листе.

В отношении отдельных объектов, отнесенных к категориям умеренного риска, чек-листы могут не применяться до 01.07.2018. В первую очередь это касается объектов проверки Росприроднадзора (федеральный государственный пожарный надзор в лесах, расположенных на землях особо охраняемых природных территорий федерального значения, в области охраны и использования особо охраняемых природных территорий федерального значения и т. д.) и пожарного надзора.

Если объекты не подпадают под положение о применении списка контрольных вопросов при проверках, то они, соответственно, не указываются в форме проверочного листа.

Независимо от количества адресов мест осуществления деятельности и производственных объектов у проверяемого лица чек-лист по результатам проверки по каждому направлению надзора заполняется один.

Коротко о проверках Роструда

Роструд проводит плановые и внеплановые проверки. Плановые проверки — по графику, внеплановые — по жалобе или чтобы проверить, как работодатель исправил нарушения, которые Роструд нашёл во время плановой проверки. И плановые, и внеплановые проверки могут быть документарными и выездными.

Документарные проверки. Роструд проверяет документы работодателя у себя в офисе. Если у вас проводят документарную проверку:

1. Подготовьте документы.

2. Следите за сроками.

3. Проверьте правильность составления акта.

Выездные проверки. При выездных проверках инспектор приезжает к работодателю и проверяет условия труда работников и товары компании или ИП. Если к вам пришли с проверкой:

1. Проверьте документы ревизоров.

2. Предоставьте информацию.

3. Присутствуйте при проверке.

4. Не мешайте проверяющим.

5. Привлеките менеджеров.

6. Следите за сроками.

7. Не платите за экспертизу.

8. Если посчитаете нужным, привлеките к проверке уполномоченного при президенте по защите прав предпринимателей.

9. Проверьте правильность составления акта.

После проверки Роструд может приостановить работу предпринимателя или компании и передать материалы в прокуратуру или суд. Если вы не согласны с результатами проверки, их можно обжаловать.

Проверочные листы ГИТ: 133 чек-листа и онлайн проверка по охране труда

Использование проверочных листов Роструда предусмотрено при плановом контроле абсолютно всех работодателей вне зависимости от сферы деятельности, численности штата и других обстоятельств.

Будут ли при плановом контроле конкретного работодателя в 2018 году использоваться чек-листы, зависит от запланированного месяца проверки и присвоенной работодателю категории риска. В соответствии с п. 2 постановления Правительства РФ от 08.09.2017 № 1080:

с 01.01.2018 заполнение листов происходит при проверках компаний с умеренной категорией риска;
с 01.07.2018 листы будут применяться при проверках всех предприятий.

Напомним, что при проверках работодателей Рострудом используется новый риск-ориентированный подход. Это значит, что форма, глубина и периодичность проверок зависят от присвоенной предприятию категории риска.

Узнать свою категорию риска можно, направив письменный запрос в ГИТ. Предварительно целесообразно проверить, не отнесли ли предприятие к категориям наиболее высокого риска, так как эти сведения публикуются на официальном портале Роструда в обязательном порядке.

Категории риска	Классы опасности	Периодичность проверок
Чрезвычайно высокий риск	1-й класс	1 раз в год
Высокий риск	2-й класс	1 раз в два года
Значительный риск	3-й класс	1 раз в три года
Средний риск	4-й класс	Не чаще 1 раза в пять лет
Умеренный риск	5-й класс	Не чаще 1 раза в шесть лет
Низкий риск	6-й класс	Плановые проверки не проводятся

Как Роструд проверяет работодателей

С 1 июля 2021 года Роструд, как федеральный орган, и ГИТ (территориальные органы), проверяют любые организации. Это значит, что компания может быть проверена вне зависимости от того, к какой организационно-правовой форме она относится (ООО, ПАО, и т.д.). Что касается ИП, то проверяются любые предприниматели, в подчинении которых есть наемные работники. Напомним, что до июля 2021 года закон не предусматривает возможность проверки организаций и ИП, которые отнесены к любым другим категориям, помимо категории умеренного риска.

И разумеется, проверка с использованием чек листов может ожидать лишь те фирмы и тех ИП, которые включены в план проверочных мероприятий ГИТ по проверочным листам на 2021 год. При внеплановых проверках они не используются.

Рострудом разработаны проверочные листы по охране труда на 2020 год в количестве 133 штук (утверждены приказом Роструда № 655 от 10.11.2017). Эти формы используются только при проведении плановых поверок и обязаны соответствовать предмету проверки (абз. 2 п. 8 постановления правительства от 01.09.2012 № 875). Вопросы, не относящиеся к тематике проверки и не включенные в чек-листы ГИТ на 2020 год, инспекторы задавать не вправе (абз. 4 п. 8 постановления правительства от 01.09.2012 № 875).

По ответам на вопросы инспекторы делают выводы о соблюдении или несоблюдении работодателем трудового законодательства.

По тематике чек-листы ГИТ при проверке кадровиков подразделяются на:

Относящиеся к соблюдению общих обязательных требований трудового законодательства:
соблюдение требований по предоставлению ежегодного основного оплачиваемого отпуска (№ 6);
установление и выплата зарплаты (№ 7);
проведение специальной оценки условий труда (№ 21);
обучение по охране труда (№ 28) и другие.
Относящиеся к проверке требований охраны труда. Они разделяются в зависимости от видов деятельности: например, чек-лист по охране труда (2020) под следующими номерами содержит вопросы:
№ 39 — в отношении электросварочных работ;
№ 105 — в отношении работ по эксплуатации торговых складов, баз и холодильников и т. д.

ВАЖНО!

На сайте Роструда в разделе «Электронный инспектор» предоставлена возможность скачать проверочные листы ГИТ на 2021 год и самостоятельно пройти проверку по выбранной тематике с получением ответов на все вопросы акта. Акт позволит понять, соблюдены ли в организации требования трудового законодательства, и как ваша организация готова к проверке инспекцией.

Для того, чтобы иметь представление о том, какие вопросы могут содержаться в проверочных листах, приведем некоторые из них. В первом проверочном блоке (Приложение № 1 к Приказу № 655) приведены следующие вопросы:

Соблюдены ли условия о форме трудового договора?
Соблюдаются ли требования к проведению медицинских осмотров в отношении трудящихся, которые заняты на работах с вредными и опасными условиями?
Получали ли вновь трудоустроенные сотрудники копии трудовых договоров.
Не заключались ли вместо трудовых соглашений гражданско-правовые договоры?
Соблюдены ли требования к составлению приказов о приеме на работу?
Ознакомлены ли сотрудники с локальными актами и коллективными договорами?

«Электронный инспектор» в помощь работодателям

17 декабря 2015 года Федеральной службой по труду и занятости (Роструд) издан приказ об утверждении плана мероприятий по реализации Концепции повышения эффективности обеспечения соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утверждённой распоряжением Правительства РФ на 2015 – 2020 годы. Документ, в частности, предусматривает внедрение в 2016 году в промышленную эксплуатацию сервиса «Электронный инспектор» системы электронных сервисов «Онлайнинспекция.рф», разработка которого осуществляется в настоящее время.

До настоящего времени «Электронный инспектор» работал в пилотном режиме и пользователям были доступны только 10 основных направлений проверок. С начала 2016 года Роструд в значительной мере расширил для работодателей возможности внутреннего аудита их предприятий на предмет соблюдения законодательства о труде, доведя число возможных сфер самоконтроля до 70.

Среди новых – «Сверхурочная работа», «Медосмотры», «Ненормированный рабочий день», «Привлечение к работе в выходные и праздничные дни», «Направление в командировки», «Труд женщин и лиц с семейными обязанностями», «Гарантии беременным и имеющим детей до 3 лет», «Прекращение трудовых отношений по инициативе работодателя при сокращении численности или штата работников», а также многие другие проверочные листы, касающиеся норм трудового права, нарушения которых выявляются инспекторами труда в ходе проверок.

Работодатель или работник, может обратиться к сервису, который станет для них надёжным инспектором труда и проверит соответствие планируемых и совершенных процедур в интерактивном режиме. Сервис обеспечивает определенность и прозрачность проверяемых норм трудового законодательства не благодаря их доступности и актуальности, но и за счет разъяснения требований, которые предъявляются инспекторами в ходе проверок, и понимания пользователями технологии инспекторской работы.

Результатом заполнения «проверочного листа» является заключение электронного инспектора об отсутствии или наличии нарушений. В случае выявления нарушений работодателю будут предложены конкретные инструменты для их устранения. Он получит правовое обоснование, почему те или иные факты, выявленные в ходе самопроверки, являются нарушениями, какие конкретные действия следует предпринять в целях их устранения, а также предоставит все необходимые для этого шаблоны и образцы документов.

В текущем году Роструд намерен продолжить расширение числа проверочных листов за счет включения в перечень доступных для работодателей направлений проверок блока тем по охране труда.

В рамках реализации Концепции предполагается создание конкретных инструментов стимулирования работодателей для использования данного сервиса. Планируется разработать нормативно-правовую базу, на основе которой работодатель сможет в интерактивном режиме добровольно направить декларацию о соблюдении требований трудового законодательства в государственную инспекцию труда. Эта декларация будет автоматически сформирована по итогам работы с «Электронным инспектором». После подтверждения результатов проверки инспекция труда сможет принять решение о мерах поощрения работодателя. Оно может выражаться в предоставлении гарантии защиты от плановых проверок со стороны надзорного органа, а также в виде других льгот, призванных стимулировать хозяйствующие субъекты к проведению самопроверок и устранению нарушений до визита инспектора.

«Электронный инспектор» в значительной степени способствует переходу от «модели санкций» к модели «соответствия», предусмотренному Концепцией повышения эффективности обеспечения соблюдения трудового законодательства. Новый сервис в полной мере отвечает стоящей перед Рострудом задаче – не столько выявить нарушения и наказать виновных, сколько обеспечить их отсутствие.

Что такое проверочные листы, как они помогут ИП и организациям, в чем их назначение

Ранее проверки ГИТ проводились достаточно хаотично – не было четкого перечня вопросов, которые проверяющие могли задать проверяемым. Однако с введением в действие Постановления Правительства РФ “О внесении изменений…” от 08.09.2017 № 1080 все изменилось. Теперь, когда проводятся плановые проверки, ГИТ обязана применять перечни проверочных листов Роструда. Это утвержденные Рострудом документы, в которых содержатся вопросы относительно применения положений трудового права в организациях с указанием на нормы закона, которые должны соблюдаться в обязательном порядке.

Таким образом, проверочный лист трудовой инспекции – это список контрольных вопросов, которые могут задать инспекторы руководству любой компании или ИП. Такие вопросы введены с целью осуществления Рострудом деятельности по профилактике правонарушений в сфере трудового права.

Надзорные каникулы продлили, но с нюансами

05.01.2019 вступили в силу нормы Федерального закона от 25.12.2018 № 480-ФЗ, которые вносят поправки в Федеральный закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей ‎при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Чиновники прописали в документе особенности проведения плановых проверок компаний с 01.01.2019 по 31.12.2019. Они сохранили для работодателей, которые относятся к малому или среднему бизнесу, так называемые надзорные каникулы: в течение следующих 2 лет инспекторы не смогут включать таких экономических агентов в план проверок, но с определенными нюансами.

В частности, помимо исключений, которые были в 2016-2018 гг., проверки, организованные надзорными органами, перешедшими на риск-ориентированный контроль, также не запрещаются. И поскольку Роструд применяет такой подход к проверкам, сотрудники ГИТ имеют право периодически контролировать деятельность некрупных компаний и ИП. Но весь контроль должен осуществляться на базе проверочных листов.

Разобраться, в чем суть риск-ориентированного подхода, и узнать, к какой категории риска относится работодатель и где взять проверочные листы, поможет наша подборка.

Отметим, что узнать о запланированном визите инспекторов ГИТ предприниматель может заранее с помощью Плана проведения проверок, размещенного на сайте ГИТ.

Если на работодателя пожалуется работник или информация о допущенных им нарушениях появится в СМИ, то инспекторы из Роструда придут с внеплановой проверкой. Причинами для незапланированного визита могут стать:

сведения о выплате заработной платы ниже МРОТ;
задержка или выплата в неполном объеме заработной платы;
нарушение закона, приведшее к угрозе здоровья работников;
отказ от проведения спецоценки условий труда;
истечение сроков исполнения предписания выявленных ранее нарушений;
поступление требования о проведении проверки в связи с поручением президента или правительства, наличия материалов и(или) обращений прокуратуры.

О внеплановой проверке инспекторы труда должны уведомить работодателя не менее чем за 24 часа до ее проведения. В Роструде при этом отмечают, что проверку могут проводить исключительно должностные лица, которые перечислены в распоряжении руководителя ГИТ о контрольном мероприятии. Вместе с таким распоряжением работодатель должен получить и перечень документов, которые потребуются инспекторам для контроля.

Какие претензии ГИТ суд признает необоснованными

Итак, инспектор переступил порог вашего офиса. Приготовьтесь дать ему все интересующие документы (абз. 3 ч. 1 ст. 357 ТК). Инспектор вправе запросить документы и за прошлые годы, никаких ограничений для этого в законе нет (п. 3 ст. 15 Закона № 294-ФЗ). Но вы можете не представлять документы, у которых истек срок хранения (Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Прежде всего, заранее подготовьте локальные акты, трудовые договоры и штатку. Их запрашивают при каждой проверке. Ниже вы получите советы, что делать, когда ГИТ ищет избыточные условия и требует от вас лишние документы.

Локальные акты. Инспектор проверит, есть ли в компании ПВТР, положение о персональных данных работников, инструкции по охране труда и т. д. Иногда ГИТ просит документы, которые работодатель разрабатывать не обязан. Например, положение об оплате труда или об индексации. Просто объясните, что зарплатные условия есть в другом локальном акте или колдоговоре.

Трудовые договоры. Инспекторы часто придираются к тому, что в пункте об условиях труда не указали реквизиты отчета о спецоценке или не перечислили вредные факторы. Вместе с тем закон этого не требует, достаточно указать класс и, если есть, подкласс условий труда (абз. 9 ч. 2 ст. 57 ТК).

До недавнего времени инспекторы штрафовали за то, что в договорах с офисными работниками не было норм выдачи мыла. ГИТ считала, что работа за компьютером связана с легкосмываемыми загрязнениями. Минтруд разъяснил, что офисным работникам выдавать смывающие средства не нужно. Их работа не связана с загрязнениями, даже легкосмываемыми (письма от 30.08.2016 № 15-2/ООГ-3095, от 06.05.2016 № 15-2/ООГ-1752). Кроме того, теперь не обязательно указывать нормы выдачи смывающих средств и в договорах с «вредниками». Достаточно закрепить эти нормы в локальном акте и ознакомить с ним работников под подпись (п. 9 Приложения № 2 к приказу Минздравсоцразвития от 17.12.2010 № 1122н).

Инспектор может указать на то, что в договоре не перечислили все виды обязательного социального страхования. Однако виды и условия страхования перечислять не требуется, их определяет закон (абз. 10 ч. 2 ст. 57 ТК, определение Санкт-Петербургского городского суда от 16.06.2011 № 33-9102/2011). Поэтому при подобной претензии сошлитесь на Трудовой кодекс и судебную практику.

Расчетные листки. Одна из частых претензий ГИТ состоит в том, что расчетные листки не выдают сотрудникам под подпись. При этом в законе такого требования нет (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1). Суды согласны, что можно направлять расчетные листки работникам по электронной почте или выдавать иным способом (апелляционное определение Верховного суда Карачаево-Черкесской Республики от 29.04.2013 по делу № 33-204/2013). Главное – доказать, что листки работнику на самом деле вручали.

Кого проверяют с использованием листов проверки

С 1 июля 2018 года Роструд, как федеральный орган, и ГИТ (территориальные органы), проверяют любые организации. Это значит, что компания может быть проверена вне зависимости от того, к какой организационно-правовой форме она относится (ООО, ПАО, и т.д.). Что касается ИП, то проверяются любые предприниматели, в подчинении которых есть наемные работники. Напомним, что до июля 2018 года закон не предусматривает возможность проверки организаций и ИП, которые отнесены к любым другим категориям, помимо категории умеренного риска.

И разумеется, проверка с использованием чек листов может ожидать лишь те фирмы и тех ИП, которые включены в план проверочных мероприятий ГИТ по проверочным листам на 2019 год. При внеплановых проверках они не используются.

В таблице, в части контрольных вопросов, в графе 4 инспектор отмечает исполнение работодателем требований законодательства, которые указаны в реквизитах нормативного акта, устанавливающего обязанность работодателя.

Если требование законодательства соблюдено, в графе 4 ставится соответствующая отметка. Если выявлено нарушение, графа 4 не заполняется, а в графе 5 проставляется соответствующее значение.

Графа «Не относится», которую содержат проверочные листы Роструда, заполняется в особых случаях — только если пункт не имеет отношения к работодателю. Например, в чек-листе № 1 есть перечень вопросов по заключению трудовых договоров со спортсменами (т. к. на спортсменов распространяются отдельные нормы трудового права, отдельный порядок проведения обязательных мероприятий по охране труда). Соответственно, если оценивается компания, в которой нет спортсменов в штате, то в графе 6 указывается «Не относится».