Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли отправлять трудовую по почте?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Личные кадровые бумаги — это документы строгой отчетности и приобретаются работодателями. Порядок обеспечения работодателей этими бланками установлен приказом Минфина № 117н от 22.12.2003. В нем сказано, что единственной организацией, которая вправе изготавливать бланки, является объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ. Поставлять бланки пользователям вправе только специализированные распространители, согласованные ГОЗНАКОМ.
Может ли трудовая книжка хранится на руках у работника
ТК на руки, это изменение внесли позже Но и тогда, работодателю приходилось выдавать трудовые книжки при оформлении пенсии, а иногда и вносить изменения на титульный лист………пенсионный требовал.
Lena1 23 марта 2018 в 20:03 #11 0 Nasty 23 марта 2018 в 20:08 #12 0 Можно ли отнести в организацию копию основной трудовой книжки и оригинал вкладыша? Или нужно чтобы в компании хранились оригиналы? Просто сейчас как-то ненадежно относить полностью заполненную трудовую книжку, которую могут потерять или истрепать Бух 23 марта 2018 в 22:05 #13 +1 Nasty: Можно ли отнести в организацию копию основной трудовой книжки и оригинал вкладыша? Или нужно чтобы… еще в компании хранились оригиналы? Просто сейчас как-то ненадежно относить полностью заполненную трудовую книжку, которую могут потерять или истрепать В нормальных компаниях не треплют и не теряют. Сделайте себе копию.
Арбитражная практика по аналогичному вопросу.
Стоит отметить, что судебная практика по анализируемому вопросу содержит как аналогичные выводы судей (позиция 1), так и прямо противоположные (позиция 2).
В частности, приверженцы второй позиции полагают, что если место хранения трудовой книжки и место работы, где находился сотрудник в день увольнения, не совпадают, то констатируется невозможность выдачи документа. В этом случае работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой по месту ее хранения либо дать согласие на отправление ее по почте. Ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в рассматриваемом случае работодатель не несет.
С таким подходом согласны и инспекторы по труду. В частности, в Обзоре актуальных вопросов от работников и работодателей за апрель 2018 года (информационный портал Роструда онлайнинспекция.рф) они разъяснили: поскольку ситуация, когда трудовые книжки хранятся в головном офисе организации, а работник осуществляет трудовую деятельность в обособленном подразделении в другом городе (то есть когда в день расторжения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно), законодательно не урегулирована, целесообразно действовать по аналогии с порядком, определенным в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ: направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Описанные позиции судей представлены в ниженазванных судебных решениях.
|
Позиция 1 |
Позиция 2 |
|---|---|
|
Определение Волгоградского областного суда от 02.02.2017 № 33-2052/2017; Определение Иркутского областного суда от 22.12.2016 № 33-16737/2016; Определение Ярославского областного суда от 31.10.2014 № 33-6261/2014 |
Определение Челябинского областного суда от 08.08.2017 № 11-10244/2017; Определение Белгородского областного суда от 20.12.2016 № 33-5709/2016; Определение Томского областного суда от 26.02.2016 № 33-696/2016 |
Где должна храниться трудовая книжка
А еще у нас есть второе предприятие, так там вообще нет ни референта, никого. И обязанности вести кадровые дела ни на кого не возложены, и их тоже веду я. Я знаю, что это неправильно, но приходили проверки и ничего не говорили, может быть, конечно, до поры до времени. Могут ли трудовые книжки работников филиала храниться на главном предприятии?
Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или создана своя кадровая служба, если штат филиала достаточно большой. При этом важно уделить внимание оформлению этого сотрудника. На практике встречаются случаи, когда полномочия человека, ответственного за работу с кадровой документацией, не всегда должным образом оформлены.
В то же время являются головной болью кадровой службы основной организации. Как соблюсти сроки оформления документов в обособленных подразделениях? Необходимо ли филиалу свое штатное расписание? Кто должен подписывать кадровые документы представительства?
При составлении доверенности о передаче полномочий по управлению обособленным подразделением следует удостовериться в том, что учредительные документы головной организации позволяют это сделать и не содержат ограничений или запретов.
Ответ: Хранение трудовых книжек работников и ведение отдельных книг учета движения трудовых книжек и вкладышей в обособленных структурных подразделениях работодателя возможны. В локальный нормативный акт следует внести изменения и (или) дополнения.
При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации. Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах).
Чтобы передать ведение трудовых книжек в обособленное структурное подразделение, работодателю необходимо, во-первых, создать единую кадровую службу; во-вторых, изготовить для нее необходимое количество печатей; в-третьих, уполномочить приказом (распоряжением) одного из работников вести, хранить, учитывать и выдавать трудовые книжки сотрудникам, работающим в обособленном подразделении.
Обязать уволенного работника явиться за трудовой книжкой в другое обособленное подразделение нельзя. В обязанности работодателя входит выдача трудовой книжки в день увольнения. Если он этого не сделал в день увольнения, то работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ).
Чтобы передать ведение трудовых книжек в обособленное структурное подразделение, работодателю необходимо, во-первых, создать единую кадровую службу; во-вторых, изготовить для нее необходимое количество печатей; в-третьих, уполномочить приказом (распоряжением) одного из работников вести, хранить, учитывать и выдавать трудовые книжки сотрудникам, работающим в обособленном подразделении.
Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно, то работодатель вправе направить ее по почте, но только при наличии на это сотрудника ().
Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек
Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.
В связи с уменьшением значимости документа, свидетельствующего о трудовом опыте, в свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» в 2020 году рассматривается возможность перехода от бумажной формы книжки к электронной. Но такая инициатива сопряжена с рисками технического характера, которые требуют серьезной проработки, поэтому соответствующий закон пока не принят.
Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.
Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Можно ли получить документ на руки
В некоторых случаях-исключениях, допускается передавать документ на руки собственнику. Во всех иных ситуациях гражданин имеет право запросить заверенную копию документа, либо выписку из него. Органы государственной власти не уполномочены запрашивать оригиналы документа, поэтому если Вам он нужен, то копией вполне можно обойтись.
Работодатель может выдать документ, если:
- Работнику нужно обязательное социальное обеспечение, например назначении пенсии при условии, что трудовые отношения не прекращены. В таком случае сотрудник пишет заявление, забирать трудовую и обязывается вернуть ее в течение 3 дней. Этот срок исчисляется с момента получения книжки из органа социального обеспечения.
- При увольнении, о чем ранее было указано.
Как видите, вариантов не так уж много, это связано с важностью трудовой книжки, а так же с возможной ответственность работодателя за нарушение правил хранения.
Где и как хранить трудовые книжки
В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.
В свете п. 42 Положения о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. П. 16 указанного постановления говорит о том, что БСО нужно хранить в металлических сейфах, шкафах или оборудованных помещениях, которые исключают возможность хищения или порчи.
В то же время Положение о ТК не содержит данных, позволяющих бесспорно отнести уже оформленные книжки к БСО. Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов.
Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 37 Положения о ТК).
Трудовая книжка работника хранится на предприятии столько времени, сколько он трудится на этом месте (статья 66 ТК РФ). Книжка возвращается владельцу в день увольнения. Если человек не забрал документ, его предупреждают о необходимости это сделать. Книжку выкладывают отдельно от других.
Через 3 месяца, если владелец так и не забрал свой документ, выполняются следующие действия:
- в ТК делается запись о том, что владелец не работает на предприятии, и что книжку он не забрал;
- такая же запись делается в карточке личного учета и регистрационном журнале;
- документальные подтверждения попыток передачи книжки ее владельцу вкладываются в личное дело работника.
С этого момента книжка признается невостребованной и хранится в том же месте, что и раньше, но в отдельной пачке.
Краткая характеристика
Где хранится трудовая книжка работника по закону? Еще раз хотелось бы ответить на данный вопрос. Трудовая книжка хранится в отделе кадров организации работодателя по основному месту служебной деятельности сотрудника. Если, последний устраивается на другое предприятие по совместительству, то этот документ ему не потребуется. Таков порядок.
По желанию самого гражданина в трудовую книжку могут быть вписаны сведения о его профессиональной деятельности по совместительству. Хотя, согласно закону, это не является обязательным.
В настоящий момент времени трудовая является единственным документом, подтверждающим стаж профессиональной деятельности гражданина, который необходимо учитывать для назначения последнему пенсии. В том случае, если она была утеряна работодателем, то организация обязана восстановить трудовую и внести в нее все сведения о служебной деятельности сотрудника. Решением вопроса должен заниматься сам работодатель.
Сроки хранения трудовых книжек на предприятии
Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.
Внимание! Вне зависимости от того, сколько хранится трудовая книжка, она будет являться основанием для начисления пенсии. Единственное условие – её правильное оформление.
Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.
Трудовые книжки в организации (на предприятии) ведутся специальным отделом, отвечающим за кадровую работу или уполномоченным лицом.
Отдел кадров обязательно имеется на крупных предприятиях. Несколько специалистов, ведущих кадровое делопроизводство, разделены по зонам ответственности.
В частности:
- по секторам номенклатурного делопроизводства, где специалист отвечает за ведение определённых операций;
- по подразделениям, закреплённым за ответственным специалистом.
В средних и небольших организациях с числом сотрудников менее 100 человек, подобный отдел может отсутствовать. Выполнение работ делегируется одному из административных или иных уполномоченных сотрудников:
- при освобождении от иных видов работ;
- без такового.
Организации с числом сотрудников менее 30 могут не иметь освобождённого специалиста по кадрам. Обычно работа с трудовыми записями вменяется секретарю делопроизводителю, а при его отсутствии – ответственность на себя принимает руководитель организации. Часто кадровая работа производится сотрудниками бухгалтерии.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.