Основания для получения дубликата больничного листа, его оформление в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Основания для получения дубликата больничного листа, его оформление в 2023 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Если больничный лист утрачивает работодатель, то на предприятии может быть созвана комиссия, которая выясняет причины потери документа. Если документ утерян вследствие чрезвычайных ситуаций, то организация работодателя вправе обратиться с заявлением в лечебное учреждение и получить документ повторно. Для этого понадобится представить справку о форс-мажорных обстоятельствах. В документе указывается дата и время чрезвычайной ситуации, период ее длительности. Справка должна быть заверена уполномоченным специалистом работодателя. На ее основании медицинская организация принимает решение о выдаче дубликата больничного листа.

Распространенные основания для отказа

Если законность получения подлинника документа не оспорена, никто не имеет права отказать в оформлении новой бумаги в случае официального запроса.

Также граждане страны могут обращаться за копиями ЛВН столько, сколько надо. Но, несмотря на тот факт, что законом не предусмотрено никаких ограничений по этому поводу, злоупотреблять этим правом не рекомендуется.

Законодательством предусмотрено несколько ситуаций, когда отказ обоснован:

• при отсутствии установленных или подтверждённых причин утраты оригинала;
• при отсутствии документов, необходимых для восстановления подлинника;
• при некорректном написании названия организации, в которой числится пациент, и информация не подлежит корректировке;
• при аннулировании предыдущего права на получение сотрудником больничного;
• при отсутствии трудовых отношений между сотрудником и нанимателем.

Важно! Дубликат возможно получить уже после увольнения сотрудника, с которым должен быть выполнен своевременный расчет в соответствии с трудовым договором.

Если возникла ситуация, когда медицинское учреждение отказывает в официальном запросе без видимых на то причин, следует также убедиться, что это место имеет полномочия для выдачи подобным документов.

Отказ принимается только в письменном виде. Нежелание предоставить документ при отсутствии для этого явных причин может быть пресечен в административном и судебном порядке.

Правила оформления дубликата

Повторный больничный лист оформляют на аналогичном бланке, как и первичный документ. Единственное отличие — в проставлении «галочки» в зависимости от типа документа — подлинник или дубликат.

Вот основные правила заполнения:

• вписывать данные допустимо как от руки, так и с применением штампов;
• писать канцелярской ручкой с черными чернилами;
• шрифт только печатный;
• все записи заполняются в специальных ячейках, начиная с первой;
• каждую букву проставляют в отдельной клеточке;
• недопустимо выходить за пределы ячеек;
• в оставшихся свободными после заполнения полях поставить прочерки;
• печать ставится только в том месте, которое для нее предназначено;
• выступ оттиска за пределы допускается, при условии что не попадает на ячейки информационных граф бланка.

Есть некоторые требования, которые необходимо соблюдать при заполнении дубликата:

• при указании даты пишут день выдачи повторного бланка, а не первичного документа;
• период заболевания пишут в одну строку;
• кроме ФИО и должности доктора указывают фамилии председателя и других членов медицинской комиссии.

Заявление на выдачу дубликата больничного листа

Бланк для заполнения будет выдан либо секретарём главврача, либо в регистратуре. В нём нужно указать следующие данные:

• ФИО и должность руководителя медицинского учреждения. Как правило, пишется на имя главврача;
• название поликлиники;
• сведения о заявителе – полностью ФИО, адрес места жительства, контактные данные;
• период болезни по первичному документу;
• сведения о лечащем враче;
• причина, по которой заявитель просит выдать дубликат. Если это произошло по вине работника, то рекомендуется написать так «по моей невнимательности, документ был утерян»;
• дать указание на то, что по месту работы больничный не был предоставлен. Этот факт должен быть подтверждён справкой от руководства;
• просьба о выдаче дубликата;
• дата написания;
• подпись заявителя и её расшифровка.

Алгоритм получения дубликата

1. Справка от нанимателя о непредоставлении больничного (сейчас процедуру получения дубликата упростили, поэтому справка может и не потребоваться). Она стандартна с двумя печатями – прямоугольной и гербовой. На ней указывается полное название компании, правовая форма, ставятся визы руководителя и главбуха предприятия.
2. Заявление на имя главврача клиники, которое содержит персональные данные пациента, номер и число оформления оригинала бюллетеня, причину исчезновения или непредставления нанимателю больничного. Если он просто испорчен/поврежден, то прикладывается и оригинал документа.
3. В больнице создаётся врачебная комиссия, решающая вопрос удовлетворения просьбы о восстановлении документа. Решение оформляется письменно, с указанием номера листа, подлежащего дублированию.
4. На основании решения комиссии лечащий доктор оформляет дублет.
5. Комиссия проверяет дубликат и подписывает, вносит вновь выданный бюллетень в журнал регистрации.

Оформление больничного листа

Форму бюллетеня, которая действует сейчас, ввели ещё семь лет назад и с тех пор её не изменяли. Её заполняют представители учреждения здравоохранения, где лечился работник, и затем кадровая служба или бухгалтерия организации. Листы выдают не только государственные, но и частные клиники, у которых имеется лицензия на оказание медуслуг по экспертизе временной неработоспособности. Перед визитом в коммерческую больницу нужно уточнить, могут ли врачи там оформлять больничный.

Важно! Самому пациенту вписывать что-либо в бюллетень запрещено. Иначе бланк признают испорченным.

Особенности заполнения документа разъясняются в соответствующих письмах ФСС 2011 года – № 14-03-11/15-8605 от 14 сентября, № 14-03-18/15-12956 от 28 октября, № 14-03-11/15-16055 от 23 декабря. В частности, там описано, что документ заполняется только чёрными чернилами прописными буквами, которые не должны выходить или соприкасаться с границами ячейки. Заполнение происходит рукописным способом или путем набора на персональном компьютере в установленной специальной программы. При распечатке нужно поставить прочерки в каждом пустом поле. Печать ставится, так, чтобы она не закрывала внесенные сведения, а сканер считал бы их без проблем.

Проверка подлинности бумажных экземпляров

По данным ФСС, ежегодно организации обнаруживают около 2,5 тысяч поддельных бюллетеней и их копий, позволяющих людям не работать и получать пособие. В Интернете можно отыскать множество ресурсов, торгующих фальшивыми документами. Поэтому вопрос проверки подлинности листков нетрудоспособности очень актуален. К сожалению, сегодня законодательство не позволяет компаниям создать единый реестр выданных бумажных больничных, поэтому есть несколько способов проверить оригинальность бюллетеня:

1. Самостоятельно, изучив бланк листка нетрудоспособности. Он должен быть голубым (клетки — желтые), с затемнением по краям, изготовленным из бумаги, похожей на ту, из которой делают бумажные деньги. Такое сырьё включает в состав защитные волокна, их можно увидеть при ультрафиолете, а при инфракрасном освещении бумага полностью меняется цвет на зеленый и красный. Водяные знаки, номер листка, штрихкод – всё это можно найти на настоящем документе.
2. Официальный запрос в медицинскую организацию, выдавшую больничный, или ФСС о предоставлении сведений. Письменная просьба обычно пишется в произвольной форме и содержит номер проверяемого бланка, дату его оформления в поликлинике, её ОГРН, адрес и полное наименование.
3. Проверка номера документа по базе недействительных бланков, чьи номера российских соцстрах размещает на своем официальном ресурсе.

Когда проверяющие установили поддельность бюллетеня, то руководство компании не начисляет пособие, так как федеральный страховой фонд не возместит понесенные нанимателем издержки при выплате такой компенсации. Если подлог обнаружили, когда платёж уже был совершён, то работодатель имеет полное право высчитать с виновного сотрудника всё пособие, но не более 20% от каждой зарплаты или следующей компенсации. При увольнении невысчитанное пособие можно взыскать по суду. Работнику, представившему фальшивые бумаги, грозит обвинение в мошеннических действиях (статья 159.2 УК РФ), если данные уже попали в соцстрах — в такой ситуации работодатель обязан сообщить в полицию об афере. Если о ней ещё неизвестно в фонде, то наниматель могут умолчать о подделке – им за этого ничего не будет.

Как раз одна из причин введения электронных больничных в российскую систему здравоохранения – это сведение к нулю возможности обмана работодателя. Пока полный переход на цифровой аналог ещё не произошёл – систему ещё тестируют.

Выдача электронного больничного

Закон о выдаче электронных бюллетеней действует с июля прошлого года. На май 2018-ого в стране выдали уже более миллиона электронных листов, подтверждающих нетрудоспособность. Лидируют в этой области в основном регионы европейской части России — Белгородская, Липецкая области, Мордовия и Чечня, а также зауральский Кузбасс. Полностью на электронные больничные перешли в Ненецком автономном округе. Цифровые больничные не только нельзя подделать, но их и проще заполнять, невозможно потерять, что избавляет предпринимателей от волокиты и судов с государственными органами, а данные о всех выданных листках нетрудоспособности хранятся в едином реестре. При этом бумажный экземпляр по-прежнему имеет юридическую силу. Какой документ получать – электронный или распечатанный – решает сам пациент, но стоит отметить, что не все медицинские организации работают с электронной системой выдачи больничных.

Дубликат больничного листа при ошибке врача

Больничный лист считается неверно заполненным и, соответственно, недействительным тогда, когда имеются ошибки в части, заполняемой лечащим врачом, а именно:

• написание предприятия взято в кавычки;
• название предприятия написано не по допустимому торговому, международному, непатентованному или группировочному наименованию;
• использована произвольная и не зарегистрированная аббревиатура предприятия;
• специальность лечащего врача указана в сокращении;
• окончания инициалов врача написаны с использованием переносов.

Единственно допустимой ошибкой при заполнении бланка врачом признается неточность в указании места работы пациента по причине того, что эту информацию впоследствии работодатель дополняет и уточняет сам в своей части больничного листка.

Если бланк оформлен с ошибками, Фонд социального страхования его не примет и, соответственно, никакой компенсации выплат пособия по временной нетрудоспособности сотрудника не будет оказано. В случаях, когда руководство предприятия сочтет принесенный сотрудником документ неверно оформленным, необходимо предпринять такие меры:

• обращение в региональный отдел ФСС;
• консультация с сотрудницами социальной службы страхования касательно допустимости имеющихся в листке ошибок и исправлений.

Если ФСС подтвердит, что бланк испорчен и принят соцстрахом не будет, уполномоченным руководителем предприятия нужно обратиться в медицинское учреждение для получения его дубликата. Как правило, этим занимается бухгалтерия. Также владелец утерянного больничного листка может сам запросить дубликат и в этом случае, но лишь по собственной инициативе, а не принуждению или приказу.

Оформление дубликата больничного листа

Больничный лист, как и его дубликат, должен быть оформлен согласно установленной форме и в соответствии со всеми требованиями, регламентированными правовыми актами Министерства охраны здоровья в приказах о назначениях, выписывании лекарств, форме бланков и порядке их оформления:

• язык заполнения – русский;
• печатный шрифт, буквы четкие и разборчивые;
• каждой букве — своя ячейка;
• ручка с чернилами черного цвета;
• выходить за пределы клеток нельзя;
• заполнение данных начинается с первой ячейки;
• печать не попадает на клетки, не предназначенные для нее;
• штамм ставится в строго отведенное для него место;
• на оттиске должны быть четко различимым название медицинского учреждения.

Если есть необходимость или возможность, заполнить дубликат можно на компьютере. После того, как бланк будет отпечатан, во всех свободных клетках необходимо проставить прочерки.

Единственное отличие копии от оригинала больничного листка состоит в том, что галочка ставится не напротив слова «подлинник», а там, где значится «дубликат».

Ошибки при заполнении больничного

ФСС произведет возмещение, если листок об утере трудоспособности заполнен корректно. Ошибки, помарки, нечеткое заполнение могут стать преградой для автоматизированной системы фонда в процедуре прочтения содержимого полей больничного. Работодатель должен передавать в ФСС листок нетрудоспособности в таком виде, который полностью удовлетворяет требованиям Порядка выдачи больничных. В противном случае он подлежит исправлению или замене и выписке дубликата.

• Некоторые ошибки работодателя можно исправить, но ошибки врача корректировке в текущем бланке не подлежат. Если медработник при выписке листка ввел некорректные данные, он обязан, согласно упомянутому выше Порядку и Письму ФСС №13-03-18/15-12956, аннулировать неправильный листок и выписать его дубликат.
• Врач при оформлении листка руководствуется 56 пунктом Порядка выдачи, все правила, обозначенные в данном пункте, должны быть выполнены. Любая неточность в заполнении полей врачом требует выписки дубликата больничного. Корректировать сведения в первичном документе он не вправе.
• Работодатель при заполнении также должен учитывать требования п.56 Порядка. Нельзя вносить данные шариковой ручки, также запрещено использование чернил синего оттенка. Заполняемую информацию нужно четко помещать внутрь поля, не выходя за его края.

Ошибки работодателя в некоторых случаях можно исправить в текущем больничном листе без выписки дубликата.

К таким ошибкам можно отнести:

• Некорректное указание реквизитов работодателя, его представителей и нетрудспособного;
• Ошибки в указании стажа и периодов страхового типа;
• Неверно проведенные расчеты пособия.

Неконтролируемые обстоятельства

Иногда констатируются факты потери больничного листа работниками бухгалтерии, как до направления в ФСС, так и после. Если такое случилось, то, как восстановить больничный лист, должны думать бухгалтер и руководитель. Сотрудник более участия в данном процессе не принимает.

Прежде всего, проводится служебная проверка, по результатам которой устанавливаются виновные лица. Далее, в любом из случаев, готовится обращение в больницу с просьбой предоставить дубликат бланка. Медицинское учреждение вправе отказать в повторном предоставлении формуляра, но только в случае, когда пациенту все было уже оплачено. Если оплаты еще не производились, то выдается дубликат. Также отказано в просьбе не будет, если утеря или порча произошла в силу особых обстоятельств (пожар, наводнение, стихийное бедствие).

Для виновного сотрудника возможны два пути:

• только дисциплинарное взыскание (в ситуации, когда утеря произошла после возмещения всех финансовых компенсаций по больничному);
• взыскание совместно с денежными издержками. Если деньги оплачены еще не были, то учреждение должно самостоятельно выплатить всю сумму больничного, так как обратиться в ФСС возможности нет. Тогда фирма компенсирует полностью все, а с виновного сотрудника взимается возмещенная сумма.

Продолжение больничного листа заполнение

Все это передается лечившему работника врачу, и на основании этих сведений он выдает повторный документ.

Отметим, что этот номер будет отличаться от номера дубликата продолжения, поскольку каждый листок имеет свой уникальный номер, указанный в верхнем правом углу листка нетрудоспособности. Соответственно, номер дубликата будет отличаться от номера листка продолжения, который был внесен в вышеназванную строку после закрытия первичного листка.

Граждане РФ должны понимать, что больничный лист является очень важным документом, поэтому необходимо с особой внимательностью относиться к тем сведениям, которые вы сообщаете медицинским сотрудникам, чтобы они не допустили никакой ошибки.

Цифровые больничные не только нельзя подделать, но их и проще заполнять, невозможно потерять, что избавляет предпринимателей от волокиты и судов с государственными органами, а данные о всех выданных листках нетрудоспособности хранятся в едином реестре. При этом бумажный экземпляр по-прежнему имеет юридическую силу.

При длительном лечении в продолжении второго листка может выписываться третий и далее. Нужно ли менять все больничные листы при порче одного? Нет, оформление дубликата для продолжения листка нетрудоспособности не требуется – меняется только бланк, в котором была допущена ошибка.

Это часто происходит тогда, когда организация потеряла документ по вине сотрудника, ответственного за хранение важных бумаг, так как в этом случае выплата пособия компенсируется именно виновным гражданином. Как уже было отмечено выше, запись об исправлении ошибки вносится на обороте листка нетрудоспособности, а сама ошибка аккуратно зачеркивается. В таблице приведены примеры возможных исправлений.

Форма и порядок заполнения листка нетрудоспособности утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (далее – Порядок).

Что делать, если потерял больничный лист

Порядок восстановления документа зависит от того, кто виновен в его утере. Если это работник, он самостоятельно занимается оформлением дубликата. Необходимо подойти с заявлением в поликлинику, в которой выдавался первый листок. Вся последовательность действий, описывающая, как восстановить больничный лист в случае потери, уже изложена выше в статье.

Гражданин не несет ответственности за утерю бюллетеня, важно лишь, чтобы он уложился в сроки предоставления бланка для назначения денежной компенсации

Эти сроки обозначены в ч. 1 ст. 12 Закона 255-ФЗ

:

“Пособие по временной нетрудоспособности назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня восстановления трудоспособности (установления инвалидности), а также окончания периода освобождения от работы в случаях ухода за больным членом семьи, карантина, протезирования и долечивания”.

Когда работник сдал свой больничный в бухгалтерию или отдел кадров по месту работы, он снимает с себя ответственность за сохранность документа. Необходимость оформления дубликата может возникнуть в следующих ситуациях:

• потеря или порча бюллетеня в результате форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение и др.);
• потеря или порча документа вследствие халатного отношения сотрудника компании, отвечающего за хранения больничного.

Теперь разберемся, как можно восстановить больничный лист утерянный работодателем

. В таких случаях формируется комиссия для расследования этого инцидента. Наличие чрезвычайных обстоятельств является уважительной причиной для выдачи дубликата. Комиссия составляет опись всех утерянных (испорченных) документов, дополнительно прикладываются
подтверждающие документы
государственных органов. Например:

1. Акт от пожарников — при возникновении возгорания.
2. Справка из МЧС — при стихийных бедствиях.
3. Справка из МВД может подтвердить факт кражи документов.
4. Акт коммунальных служб — при затоплении помещения.

Акт расследования, заверенный подписями членов комиссии, вместе с заявлением на выдачу дубликата передается в медицинское учреждение.

Возможен ли отказ в выдаче

Согласно требованиям действующего законодательства, дубликат больничного листа выдается только в случаях, если произошла его утеря или порча. То есть получить другой экземпляр листка в остальных ситуациях невозможно. Например, человек прошел полный курс лечения. Врач выдал ему оформленный больничный, который впоследствии пациентом был утерян до того, как труженик представил его по месту работы. В такой ситуации человек имеет полное право обратиться за выдачей дубликата.

В ситуации с порчей все несколько иначе. Если ответственный специалист принял документ на хранение и впоследствии привел его в негодность, то дубликат также будет выдан.

Однако в ситуации, если на основании больничного в отчетную документацию внесены сведения или произведена оплата, медицинская инстанция имеет полное право отказать в замене больничного. В этом случае виновный специалист понесет все расходы, связанные с утратой. Такое правило применимо и к случаям, когда происходит порча документа по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, например, кража или пожар. Если на основании документа проводились выплаты или другие юридически значимые действия – дубликат невозможно будет получить.

То есть условием замены больничного является его фактическая утрата и отсутствие проведенных на его основании финансовых операций. Также выдача дубликата не производится в случаях его нецелевого назначения, например, личного хранения в качестве памятного документа.

Продолжение больничного листа указан номер первичного на который выдан дубликат

Внимание В случае непредвиденных обстоятельств, когда пропажа связана со стихийным бедствием или аварией на производстве, специальная комиссия должна не только выявить причину, но обеспечить документальное подтверждение случившегося.

Первый больничный лист оформлен правильно. Во втором листе — продолжении по строке «продолжение листка нетрудоспособности №» указан не верный номер (не соответствует номеру первого больничного листа), в третьем больничном листе указано по строке «продолжение листка нетрудоспособности №» указан номер второго (неправильного) б/л.

Когда работник – внешний совместитель, то учреждение здравоохранения обязано выписать ему несколько оригинальных листков нетрудоспособности для каждого места работы. Количество выдаваемых листков зависит только от количеств официальных работ человека и трудил­ся ли он у них в течение расчётного периода – это 2 года до болезни. Каждый больничный имеет свой номер.

Нарушения в оформлении листков нетрудоспособности, допущенные медицинским учреждением, если они носят устранимый и несущественный характер и впоследствии были устранены, не могут служить основанием для отказа в возмещении пособия из ФСС России. Причем даже в том случае, если исправления в листок внесены уже после того, как сотруднику было начислено и выплачено пособие.

Похожие записи:

• Всё об алиментах на ребенка
• «Лужковские выплаты» молодым семьям при рождении ребенка в Москве в 2022 году
• Переезд в другой город: подробная инструкция